Nilai lebih menjadi Purchaser

Menjadi Purchaser akan sangat menyenangkan bila anda menyadari beberapa hal berikut ini:
Purchaser dilatih untuk menjadi ahli dalam hal cost saving seperti teknik negosiasi dan tender strategis. Engineer dan lain lain departement tidak dilatih untuk itu, mereka cenderung rela membayar harga yang tinggi yang bisa memberatkan keuangan perusahaan.

Departement Purchasing dilengkapi dengan tools atau alat bantu berupa program program cost saving lebih powerfull daripada bagian lain. Sangat menarik jika tiap semester anda sebagai Purchaser bisa melaporkan beberapa harga pembelian yang memberikan rentang profit besar kepada perusahaan.

Purchaser akan terus mencari supplier terbaik untuk produksi, sehingga bisa saja harga tahun depan menjadi lebih rendah dari harga tahun ini melalui proses negosiasi. Department lain cenderung mengikuti kenaikan harga akibat inflasi.

Dengan luasnya cakupan ruang kerja Purchaser, maka mereka lebih mengetahui kondisi perusahaan secara lebih besar. Dari sana lahir ide ide cemerlang untuk memberikan barang dan jasa yang makin kompetitif sehingga profitable perusahaan akan makin besar.

Purchaser terlatih untuk melakukan evaluasi terhadap para supplier, jika ada yang menunjukkan gejala menurun performancenya maka segera diambil langkah langkah cepat dan terstruktur.

Bagaimana kita dapat menghindari skandal dalam proses pangadaan?

Sederhana saja, bahwa tidak etis bagi seorang purchaser untuk
memberikan order kepada seorang supplier karena alasan mendapat
keuntungan keuangan pribadi. Adalah sangat menantang untuk menjadi
seorang purchaser yang memiliki hubungan khusus dengan seseorang,
hubungan teman baik ataupun hubungan keluarga dengan seseorang yang
juga menjadi supplier perusahaan tempat dia bekerja.

Bagi anda yang terlanjur memiliki saudara atau teman yang juga sebagai
supplier anda, DRD model akan memberi kita arahan kepada kita.
DRD singkatan dari DISCLOSE [terbuka], RECUSE [menarik partisipasi],
DOCUMENT [ data tertulis].

Lakukan keterbukaan dengan management anda, bahwa anda memeliki
hubungan kerabat atau pertemanan dengan supplier tertentu, dengan
demikian anda sudah membuat pagar terhadap langkah anda sendiri dan
diketahui oleh management. Poin bagus buat karir anda, dan boss anda
pun akan membantu anda terhindar dari tuduhan skandal.

Sedapat mungkin tarik diri anda dari posisi membuat keputusan bila
melibatkan supplier yang menjadi saudara atau teman anda tersebut,
untuk menghindari konflik keinginan, kewajaran harga dan keadilan.
Biarlah bos anda yang memutuskan dengan data data anda yang akurat dan
benar,

Data data pengambilan keputusan harus anda file secara tertulis karena
biasanya audit pengadaan dilakukan setelah 2 -3 tahun kemudian.

Negosiasi terkadang bukan win win solution kelihatannya.

Seorang teman memesan sebuah motor merk ternama di Indone.sia. Tidaklah mahal harganya karena bukan motor kelas touring. Beliau memesan di koperasi tempatnya bekerja, tentunya dengan harga yang sangat bagus dibanding dengan pasar umum.
Seminggu berlalu dan kabar yang didapat adalah jenis motor tersebut harus antri, dan kemungkinan sampai satu bulan. Dan sebulan sudah berlalu namun masih juga tidak ada kabar dari koperasi. Parahnya, cicilan koperasi sudah dimulai. Jadi gaji sudah dipotong angsuran pertama tetapi motor belum ditangan.
Beliau datang kekoperasi pagi pagi dan bertekad untuk mendapatkan motor hari itu juga, mungkinkah?
'Selamat pagi mbak, saya pemesan motor jenis ini dan janjinya satu bulan, namun hari ini sudah lebih dari satu bulan' kata beliau.
'Wah, memang masih lama pak, dari pabrik bilang belum ada stock untuk jenis itu' kata staf koperasi itu setelah mengecheck.
'Lalu kenapa gaji saya sudah dipotong? Sedangkan motor belum ditangan saya? Kalau begitu hari ini juga saya minta motor dikirim ke saya! Kalau tidak bisa maka saya membatalkan pemesanan motor ini'
Jawaban dari koperasi sangat tidak peduli 'Iya pak, memang begitu adanya, dan kita nggak bisa berbuat banyak, apalagi stock motor ini memang antri sampai sekarang'.
'Oke, kalau begitu kondisinya maka tolong proses pembatalan saya sekarang, dan kembalikan uang saya' kata teman kita ini tegas.
Kontan saja mereka kebakaran jenggot karena pada dasarnya pembatalan pemesanan adalah kerugian bagi mereka.
'Baik pak, beri kami waktu 2 hari ini untuk mencarikan motor buat bapak'.
'Tidak ada waktu lagi buat saya, kirim motor sore ini atau batalkan pesanan saya. Saya tunggu kabar anda jam 11 hari ini' kembali sebuah penegasan disampaikan.
Ini juga dinamakan negosiasi, siapakah yang menang?

Akhirnya, secara ajaib, jam 14 hari itu juga, koperasi menghubungi beliau dan menyampaikan bahwa motor akan dikirim sore itu juga jam 5 an, dan sesaat kemudian pihak showroom menelpon beliau menanyakan alamat lengkap. Keberhasilan bersama, itulah yang terjadi. Namun prosesnya terasa satu pihak sangat berkuasa.

Meninjau payment term vendor dan supplier anda.

Vendor adalah supplier yang melayani jasa perawatan untuk anda. Agak berbeda tentunya dengan supplier yang melayani jasa pembelian sebuah produk barang. Vendor harus memiliki sejumlah modal mesin dan peralatan lain untuk melakukan perawatan, sedangkan supplier maximal hanya membutuhkan gudang distribusi.

Vendor maupun supplier anda tentu menghendaki pembayaran yang cepat, bahkan banyak dari mereka yang sudah mensyaratkan pembayaran dimuka. Berikut adalah jenis jenis pembayaran
1. Cash In Advance - vendor menggunakan jenis pembayaran dimuka. Sebelum service dimulai atau sebelum barang disediakan, maka customer harus membayar sejumlah uang sesuai kesepakatan. Dari sisi supplier jenis pembayaran ini tentu sangat menguntungkan, namun memberatkan bagi customer. Cara ini memang lazim digunakan dalam transaksi jual beli perorangan, namun untuk bisnis besar tentunya tidak sehat karena menunjukkan kesetaraan status. Supplier seolah olah sangat berkuasa, ada uang ada barang, anda bayar jasa perawatan kami mulai, tidak ada uang maka tidak ada barang atau service.
2. Cash on Delivey - jasa perawatan tetap dilakukan sejak order diterbitkan, namun hasil akhir akan dikirim jika sudah dibayar. Dalam order pembelian barang, maka supplier mencari barang segera setelah order diterbitkan, dan baru akan diberikan jika sudah ada pembayaran.
3. Credit - begitu order diterbitkan maka semua proses pengadaan barang dan jasa dimulai, dan segera dikirim ke customer sesuai jadwal tanpa menunggu pembayaran. Pembayaran dilakukan setelah masa tertentu sesuai perjanjian, biasanya 30 hari, atau 60 hari setelah barang atau jasa dikirim.

Itulah bentuk sederhana jenis pembayaran yang lazim digunakan. Aplikasinya sangat luwes, tergantung dari hasil negosiasi kedua pihak.

Kemelut shortage material, bagaimana mengatasinya.

Waktu produksi terus berjalan, sedangkan pemenuhan material kebutuhan produksi seolah berhenti ditempat. Target perakitan produk seharusnya terjadi diminggu ini misalnya namun purchaser tidak bisa menjamin ketersediaan sampai minggu mulai berjalan.
Sebagai seorang purchaser tentunya hal seperti ini sangat sangat menegangkan syaraf. Tanggung jawab operasional produksi dipundaknya, semua jari menunjuk kepada dirinya dalam meeting produksi, bahkan sumpah serapah menjadi sarapan selingan.
Bagaimana baiknya, ada beberapa tips walaupun tidak akan menolong secara instan tapi akan ber-efek panjang.
1. Tetaplah percaya bahwa usaha anda akan membawa hasil pada akhirnya. Jangan menyerah, jangan putus asa mencari terobosan terobosan baru. Percaya pada kekuatan cita cita. Ketersediaan material dipengaruhi banyak sekali faktor baik yang bisa kita kontrol langsung atau tidak.
2. Do the right things, and doing that things in a right ways. Explore segala kemungkinan metode metode yang bisa menolong kondisi buruk, pilih beberapa yang efektik, lakukan siklus manajemen dengan baik yaitu rencanakan - kerjakan - evaluasi untuk perbaikan - kerjakan perbaikan sesuai evaluasi. Apakah material anda termasuk produk langka dan mahal? Apakah anda sudah mengatur rencana belanja dengan baik?
3. Take and give feedback. Jujurlah menerima feedback, jujurlah memberi feedback, saling terbuka memberikan masukan untuk mengoreksi hal hal yang kurang baik.
4. Be big..! Besarkan hati dalam melakukan perbaikan, besarkan jiwa menghadapi cemoohan, kritikan, sabar saja dan be proud..!

Mengapa purchaser dipandang negatif?

Anda akan merasa hidup anda sangat berbeda begitu anda menjadi seorang purchaser. Bukan dalam diri anda yang berubah sebenarnya, tetapi lingkungan andalah yang merubah memperlakukan diri anda. Kemudian andapun terlarut atau melarutkan diri anda dan andapun berubah.

Kenapa hal hal itu terjadi, simak beberapa hal dibawah ini:
Anda diijinkan untuk berhubungan dengan supplier - artinya anda mengelola sebuah daerah abu abu antara peraturan kode etik karyawan dengan tuntutan pekerjaan. Ini dipandang lingkungan anda sebagai peluang anda untuk berbuat melanggar aturan perusahaan.
Anda mencampuradukkan kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan - yaitu unit anda menjadwalkan makan siang dengan supplier sebagai bagian dari tanggung jawab membina hubungan baik kedua pihak. Tidak semua karyawan bisa makan enak setiap hari khan?
Anda bersikap royal kepada teman - ingat bahwa hampir tiap minggu anda mendapat souvenir dari supplier. Dari kue sampai ballpoint, buku agenda sampai kalendar, yang tentunya datang sendiri tanpa anda minta. Tentunya ini akan anda bagi ke teman teman karena akan berlebihan bagi anda.
Anda adalah pintu masuk bagi bisnis - jika teman anda memiliki usaha sendiri dan ingin berbisnis dengan perusahaan anda, kepada siapa mereka akan minta advise? Tentunya kepada anda sebagai purchaser, bisa dibayangkan betapa akan jor joran rayuan mereka kepada anda.
Anda yang paling senang ditengah gentingnya produksi - produksi berhenti karena mesin rusak atau material pendukung kehabisan pasokan. Hal ini akan membuat target produksi tidak tercapai, insentif turun, tapi sebagai purchaser anda tampil sebagai pahlawan penyelamat. Yaitu dari segi keberhasilan anda mendatangkan mesin baru atau material yang kurang, yang mana dalam keadaan genting harga tidak menjadi prioritas utama, orang akan memikirkan berapa tips supplier kepada anda saat itu?

Hal hal diatas baru sebagian kecil saja, jadi anda sebagai purchaser harus mampu mengelola semua itu dengan tampil jujur, janganlah royal kepada teman teman anda jika itu bukan dari gaji murni anda, profesianal terhadap rayuan supplier karena niat mereka adalah hendak membeli diri anda. Ingat falsafah 'kalau jiwa sudah didapati dompetpun dikasih', posisikan diri anda denga tepat. Posisikan diri anda sebagai SUBYEK yang menguasai jiwa supplier, bukan sebaliknya.

Jangan ragu menanyakan tunggakan kita kepada supplier.

Sebagai purchaser, apakah anda mendapatkan status tunggakan anda dari pihak finance department anda? Apakah anda merasa aman selalu dengan supplier supplier anda?

Saya kenal sebuah perusahaan dimana purchaser tidak mengetahui status tunggakannya terhadap supplier. Informasi ini hanya sampai kepada GM Purchasing saja. Akibatnya cukup fatal, purchaser tidak mengetahui kondisi suppliernya, sehingga begitu banyak negosiasi dan tarik ulur diantara mereka. Disatu sisi supplier tidak puas karena tunggakan dan disisi lain mereka menghendaki tetap mendapat order dengan resiko dimarahi bagian finance mereka.

Untuk itu purchaser harus secara rutin membahas bersama para supplier untuk mengetahui angka angka tunggakan dan tanggal tanggal jatuh tempo. Efek dari pembahasan ini adalah timbulnya rasa keadilan, rasa saling menghormati hak hak kedua pihak, dan bukti profesionalisme.

Laporan Cost Saving Tahunan

Membuat laporan cost saving akan mudah bila anda belanja dengan jumlah yang sama tetapi anda berhasil menegosiasi harga sehingga lebih murah. Maka anda tinggal melaporkan nilai pembelian tahun lalu dikurangi dengan nilai pembelian tahun ini, yang sama dengan cost saving anda.

 

Namun akan sedikit lebih pelik bila jumlah yang anda beli berbeda dengan tahun sebelumnya. Misal untuk sebuah spare part mesin, tahun lalu anda membeli sejumlah 100 unit dengan harga 50 ribu/unit, namun tahun ini anda membeli sejumlah 150 unit dengan harga 45 ribu/unit. Anda akan mendapatkan nilai belanja yang naik dari tahun sebelumnya sehingga sepertinya bukan cost saving. Jadi yang anda harus laporkan adalah cost saving sebesar 5 ribu/unit.

 

Dan akan lebih pelik lagi bila jenis barang atau jasa yang anda beli selalu berubah ubah menurut kondisi pasar. Contoh adalah industri penerbangan, serivce atau barang yang ada selalu berubah menurut harga minyak dunia misalnya, harga tiket yang lebih murah bila dibeli penumpang lebih awal, jarak tempuh yang bisa berbeda beda dengan tujuan yang sama, dan contoh lainnya. 

Bagaimana menghitung cost saving anda di bidang pembelian tiket perjalanan udara kantor anda? Tidak ada cara seperti diatas yang sesuai. Jawabnya adalah menggunakan "cost saving ratio" demikian kata Roland Berger Strategy Consultant. Jadi anda harus membuat perbandingan per pegawai yang melakukan perjalanan udara tersebut. Akan sangat bagus bila anda mendapatkan biaya perjalanan tahun lalu adalah 5 juta per/orang dan di tahun ini berkat usaha anda menjadi 3,75 juta/orang. Jadi bukan harga tiket per kota tujuan, atau bahkan per harga hotel hotel yang disinggahi.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Sudahkah evaluasi supplier efektif?

Sekali dalam setahun Purchasing Department akan mengadakan evaluasi terhadap kinerja supplier, yang akan menjadi referensi tahun berikutnya. Sifat evaluasi tersebut adalah proaktif merencanakan apa yang menjadi pengharapan perusahaan terhadap para supplier.
Supplier supplier manakah yang harus dievaluasi? Tentunya tidak akan efektif kalau kita mengevaluasi supplier yang hanya sedikit volume bisnisnya atau hanya sedikit order anda kepada mereka.
High spend suppliers - kita bisa menggunakan asas 20 - 80. Prioritaskan 20 persen suppliers yang mendapatkan 80 persen volume order anda. Selanjutnya adalah urutan kedua sedikit dibawah 80 persen.
High impact suppliers - tanyakan kepada diri anda beberapa pertanyaan seperti jika supplier ini sering terlambat memenuhi order akan tutupkah operasinal anda?
Jika suppliers ini tidak memenuhi kualitas barang yang kita inginkan akan berhentikah proses produksi anda?
Juga tanyakan bila supplier ini menaikkan harga barang akan berkurangkah profit anda?
Intinya seberapa penting supplier supplier anda terhadap perusahaan, prioritaskan untuk mengevaluasi supplier yang paling berpengaruh.

Gabungkan hasil kedua pengelompokan tersebut dan lanjutkan dengan proses evaluasi berikutnya.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Effective meeting

An effective meeting is a business meeting that serves certain desired purposes in an optimal way. While meetings are among the core tools for making things happen in any organizations, they often consume too much time and resources. The two natural benefits of more effective meetings are:
Better desired outcomes for you and your organization, including higher quality and quantity of the results from your projects, better decisions, motivation of the people involved, and so on.

Mengajak raja pesiar dengan bahtera.

Kapankah waktu yang tepat bagi anda untuk mendapatkan harga yang bagus dari supplier? Tentunya tidak pada order order pertama. Judul diatas adalah salah satu strategi perang Tzun Tzu yang sering saya terapkan.
Setelah beberapa order kita terbitkan untuk pembelian sebuah produk, biasanya kita bisa menarik kesimpulan supplier mana yang paling bagus. Saat itulah jadikan dia raja, anda harus menjalin hubungan bisnis yang lebih baik, penuhi kode etik bisnis. Hargai kontribusi mereka terhadap proses produksi kita. Setelah itu mulailah anda mengusulkan penurunan harga, mungkin mereka akan bertanya "Mangapa, bukankah harga kami sudah bagus selama ini? Lagipula harga kami tidak ikut naik seperti yang lain".
Hal ini sering diutarakan oleh supplier, tapi menurut saya makin besar bisnis harus makin besar profit yang didapat dari hubungan itu. Jadi kita berkewajiban untuk menurunkan harga barang barang mentah dari setiap supplier. "Benar bahwa anda tidak menaikkan harga, namun perlu kami sampaikan bahwa rencana bisnis panjang kami seperti ini, akan ada lonjakan produksi sebesar sekian persen, dan saya ingin anda tetap bersama kami saat momen itu datang" mulai kita terapkan strategi mengajak pesiar dengan bahtera mewah.
Tentunya anda tidak boleh berbohong dengan rencana bisnis perusahaan anda.
"Kami juga ingin mendapatkan profit optimal nantinya, jadi mari kita atur kesuksesan bersama dari sekarang" pelayaran dengan bahtera terus berlanjut. Para supplier mempunyai kecenderungan yang sama yaitu senang bila sedikit usaha tapi pasti berkelanjutan. Mereka pasti bersedia mengatur kembali beberapa poin demi kelangsungan bisnis dengan kita. Mereka akan bersedia berhitung untuk kesuksesan bersama, mengarungi bisnis dengan bahtera.
Ada beberapa supplier saya yang baru menyadari bahwa ternyata telah memberikan banyak profit kepada saya yang tidak diberikan pada orang lain setelah beberapa tahun bekerjasama, misalnya klausul rebate tahunan sampai 10%, discount langsung, dan penurunan harga dari bisnis volume yang makin besar. Mereka tidak menyesal karenanya, bahkan terlihat gembira dengan kebersamaan yang berkesinambungan.

Air Cargo tracking lintas negara

Bila anda harus purchase sebuah produk dari Eropa, bagaimana memastikannya sampai ketangan anda dengan aman?
Potensi masalah cukup besar karena banyak pihak yang terlibat, kultur budaya yang berbeda beda, dan operator yang berbeda pula.
Berikut beberapa tips untuk menundukkan potensi terjadinya masalah.
Persiapan dini - satu minggu sebelum jadwal pengiriman lakukan komunikasi dengan supplier anda. Makin dekat dengan jadwal kita harus makin yakin bahwa pengiriman akan benar benar terlaksana.
Kenali seluruh contact person - pergerakan cargo kita bukan dengan system, namun oleh personnel. Cargo berpindah dari satu tempat ke tempat lain dengan operator manusia, jadi human error kerap terjadi. Anda harus mempunyai data lengkap seluruh personnel di tiap tiap titik pergerakan seperti cargo agent, freighter agent, cargo warehouse, dan juga manager manager operation.
Akses cargo tracking system - karena lokasi kita di Indonesia dan cargo bergerak di wilayah Eropa menuju Asia maka akses cargo tracking menjadi sebuah kebutuhan. Hampir semua provider cargo µmempunyai tracking system, bahkan dengan status yang mendekati sempurna.
Kenali hari/jam kerja - tiap negara mempunyai jam kerja yang berbeda beda. Airport Schipol misalnya, tidak akan melayani pengurusan cargo di hari weekend, demikian juga dengan Cengkareng Indonesia. Sangat mungkin kiriman cargo anda akan terlambat karena libur weekend. Misalnya cargo anda dari supplier di Belgia hari Kamis malam, karena sedikit halangan maka cargo sampai di Schipol hari Jumat malam, saat itu kantor bea cukai sudah tutup. Maka pengiriman ke Indonesia hanya bisa dilakukan hari Senin setelah pengurusan bea cukai diselesaikan. Berarti terlambat 2 hari di titik awal pengiriman. Begitu pula jika terjadi pesawat yang mengangkut cargo anda mendarat di Jakarta pada hari Jumat sore, maka proses baru akan dilanjutkan hari senin.

Berdasarkan pengalaman, pengiriman cargo dari supplier supplier Eropa akan sampai di tangan anda dalam waktu 4-5 hari dengan pesawat udara. Dari Amerika membutuhkan waktu 5-7 hari. Jadi anda harus benar benar memahami bisnis pengiriman cargo untuk menentukan kapan dan dimana harus membeli produk untuk perusahaan anda.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Risk from Global Sourcing, bagaimana menghadapinya ?

Akankah isu teroris mempengaruhi kinerja supplier anda? Bagaimana export import dimasa sekarang ini terpengaruh oleh isu perang global? Apakah airport, pelabuhan, cargo area akan menjadi sasaran target teroris berikutnya? Jika Israel jadi menyerang Iran, akankah harga minyak dunia yang melambung berpengaruh terhadap supplier anda?
Perubahan besar terhadap manajemen resiko akibat dari isu isu global ini mulai dirasakan. Bagaimana perusahaan mengatur atau mengurangi resiko resiko tersebut?
Dari majalah SCdigest bulan Desember2009, ada beberapa rekomendasi untuk meminimalkan resiko global tersebut, yaitu
1. Waspada terhadap proses proses ataupun data data anda yang dikelola oleh perusahaan lain. Krisis mungkin akan datang namun jangan tunggu sampai benar benar terjadi dan membahayakan anda. Segera lakukan review dan ambil langkah langkah kompromi.
2. Mungkin supplier anda terpaksa pindah lokasi karena alasan keamanan atau efisiensi. Lakukan analisa terhadap resiko jarak tempuh lokasi yang baru. Apakah justru membahayakan anda atau tidak. Adakalanya lokasi yang baru justru menambah panjang jarak maupun waktu tempuh.
3. Siapkan rencana alternatif jika krisis terjadi. Bangun sistem sistem back up terhadap supplier supplier luar negeri. Pastikan anda akan mampu berubah cepat ke system alternatif tersebut, terutama dalam hal operasi operasi vital, misalnya pasokan bahan baku.
4. Perlu juga menyiapkan system yang bisa dikerjakan di rumah masing masing karyawan. Bayangkan jika kantor harus tutup mendadak seperti kejadian gempa beberapa waktu lalu. Atau supplier anda hanya bisa melayani anda diluar jam kerja karena isu isu keselamatan.
5. Atur dengan supplier anda mengenai sumber sumber data penting jika bisnis anda menggunakan server yang sama dengan operation mereka. Minta akses ke database alternatif jika terjadi krisis, meskipun dalam kontrak yang berlaku tidak menyebutkan klausul ini, maka masukkan ke dalam amandemen kontrak.
6. Karena perusahaan anda bukan satu satunya customer dari supplier, dan anda mungkin bukan customer yang dominan, maka siapkanlah langkah langkah matang untuk menghadapi krisis secara bijaksana. Supplier anda juga akan mengalami krisis dan hampir pasti mereka akan mempertahankan customer yang paling dominan bagi mereka, sehingga anda boleh mulai berhitung dimana posisi anda dimata supplier tersebut.

Masih banyak lagi yang bisa dilakukan untuk mengurangi resiko resiko global. Sebagai informasi saja bahwa tidak banyak perusahaan yang mengambil langkah antisipasi terhadap ancaman krisis, kebanyakan tidak ambil pusing sampai benar benar terhembas badai krisis.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Mencari waktu yang tepat untuk mendapatkan harga yang optimal.

Bagaimana jika anda merasa harga yang diberikan masih bisa ditawar namun sulit ditembus? Adakalanya supplier bertindak demikian karena alasan alasan tertentu misalnya karena yakin produk mereka yang paling bagus.
Pernah terjadi ketika seorang purchaser sedang mendapat tugas untuk mencari 5 unit mobil untuk keperluan operational. Dari seller dia diberikan harga 124 juta per unit. Negosiasi berlangsung cukup alot selama beberapa hari. Purchaser menginginkan harga dibawah 110 juta per unit, mengingat bahwa 5 mobil bukan jumlah yang sedikit. Sampai pada satu titik dimana dengan mengatur sejumlah fitur dan asesoris harga per unit dipatok 120 juta.
"Ini harga paling kompetitif dipasaran" kata seller. Dan memang harus diakui oleh purchaser bahwa harga tersebut memang bagus. Tapi purchaser kita ini belum juga puas,
"Saya masih menginginkan harga 117 juta per unit, saya harap anda masih bisa mempertimbangkannya" kata purchaser. Namun seller keberatan.
Suatu ketika purchaser mengetahui bahwa pada hari tertentu sang seller akan cuti atau libur. "Inilah saat yang tepat" pikirnya. Bergegas dia melakukan persiapan lalu mengangkat telpon menghubungi General Manager atau atasan seller tersebut.
"Tidak biasanya saya menghubungi anda sebagai GM, namun karena waktu yang mendesak, ini saya lakukan. Saya sedang dalam negosiasi akhir dengan seller anda untuk 5 unit mobil, dengan spesifikasi seperti ini, harga dari anda 120 juta per unit. Saya ajukan penawaran terakhir sebesar 117 juta, namun belum mendapat balasan dari seller anda" demikian percakapan dibuka.
"Maaf saya informasikan kepada anda bahwa hari ini saya harus mengambil keputusan akhir, untuk itu saya mengajukan penawaran harga kepada anda sebesar 117,5 juta per unit. Saya yakin harga ini sangat bagus untuk kita sekarang dan masa nanti"
Purchaser melanjutkan dan sengaja setelah mengucapkan kalimat ini dia berdiam diri selama hampir 10 detik. Ini untuk memberi waktu kepada GM mengolah pembicaraan.
Beberapa detik kemudian terdengar suara dari GM "Mengingat besarnya hasrat dan usaha anda terhadap kami, maka harga 117,5 juta anda kami luluskan. Kami tunggu segera surat order dari anda".
Hampir meloncat dari kursi mendengat balasan ini "Saya senang mendengar ini, dan hari ini juga saya akan serahkan surat pesanan dari kami".
Kejadian ini sangat menginspirasi, dimana kemauan yang keras, kejelian mencari waktu, dan kejujuran menyampaikan data, dibayar dengan harga yang sangat bagus.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Adakah tumpukan masalah di awal 2009?

Tinggal 10 hari lagi tahun 2009 berakhir, bahkan kurang dari 8 hari kerja untuk kita semua. Bagaimana dengan tutup buku pekerjaan tahun ini? Segera  kupas dan tuntaskan pekerjaan yang bermasalah.

Ketuntasan pekerjaan memang menjadi sebuah tolok ukur kinerja sebuah perusahaan, karena terbukti makin banyak audit audit di negara yang berhasil mengungkap masalah masalah tahun tahun berlalu.

Kita harus bertekad sebagai purchaser untuk mengusung moto "kerjakan dengan rapi hari ini, untuk kenyamanan hari hari nanti". Ada audit atau tidak, rapikan pekerjaan dengan tuntas, dan tuntaskan masalah dengan rapi.


Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Tactical procurement tips.

Beli dari yang termurah atau ..?
Tentu berbeda antara strategic procurement dan tactical procurement dalam menjawab pertanyaan ini.

Kita akan bahas tactical procurement, yaitu pembelian operasional yang bersifat one time purchase. Walaupun hanya pekerjaan sekali waktu, purchaser harus memiliki beberapa dasar dasar pengadaan yang kuat, yang tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang.

Dalam tactical procurement, seorang purchaser harus mengetahui produk atau service, dan supplier yang tinggi kemungkinannya untuk dapat memenuhi atau memuaskan kebutuhan, kemudian berusaha untuk mendapatkan harga yang paling rendah dari produk atau supplier tersebut.

Artinya, seorang purchaser dalam menangani pembelian macam ini harus mengetahui:
1. Apakah produk atau service sudah sesuai dengan kebutuhan?
2. Apakah tingkat kemungkinan produk atau service tersebut akan sesuai dengan time frame?
3. Apakah tingkat kemungkinan produk atau service tersebut memenuhi standard kualitas.
4. Apakah tingkat kemungkinan supplier untuk dapat memberi solusi jika terjadi kendala dalam perjalanan order.

Setelah 4 hal diatas diketahui dengan baik, maka langkah berikutnya adalah mempertimbangkan harga. Tidak mungkin kita mendahulukan harga sebelum 4 hal diatas diketahui. Apakah kita akan memilih supplier yang menawarkan harga paling rendah namun produk atau service nya tidak memuaskan.

Pekerjaan administrasi Purchaser

Pekerjaan ini seringkali dianggap sepele oleh para Purchaser, "Ah,
kita selesaikan nanti sajalah.." kata yang sering terdengar dari
mereka.

Pekerjaan administrasi seperti memfotocopy dokumen, memilah dokumen,
menyatukan menurut urutan lampiran yang benar, tandatangan yang
komplit, menyeleksi email atau komunikasi lainnya sungguh membutuhkan
usaha dan waktu yang besar. Karena selalu ada keinginan untuk menunda
karena dianggap tidak penting sehingga menumpuk makin banyak sampai
akhirnya meledak menjadi pekerjaan yang sangat melelahkan dan
menjemukan.

Seorang Purchaser harus benar benar menyadari bahwa totalitas
pekerjaan mereka adalah meliputi pekerjaan administrasi seperti
diatas. Mereka harus menyadari bahwa dokumen dokumen pembelian harus
diaudit tiap akhir tahun. Mereka harus mengerti bahwa bila hasil audit
tidak memuaskan maka segala pencapaian pekerjaan pembelian menjadi
tidak maksimal, karena harus membagi waktu untuk bekerja melayani
kebutuhan kedepan dengan menyelesaikan masalah dibelakang.

Untuk itu jangan sepelekan pekerjaan administrasi sejak awal mulai
pekerjaan, berikan waktu secara profesional, agendakan untuk
mengecheck administrasi ini per semester ata per kwartal.

Tetap semangat,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Belajar dari kasus Suap KPK

Salam AT PAGI,

Saya teringat saat mengikuti pelatihan motivasi, dari pagi sampai makan malam, hanya ada satu salam yang diijinkan yaitu salamat pagi.

 

Tiap jam kita terupdate dengan kasus suap di jajaran pejabat tinggi negara kita. Memang sangat sulit dibuktikan, namun tidak mungkin tidak bisa diselesaikan.

Purchaser menerima sinyal untuk suap menyuap hampir setiap hari, setiap dia melakukan tender tiap kali itu pula telpon tidak berhenti berdering. Dari pengalaman, telpon dari supplier perserta tender dapat dikatagorikan dalam 3 kelompok besar,

1. Kelompok yang ingin membeli jiwa purchaser, target harus menang dengan cara apapun.

2. Kelompok yang hanya ingin mencari informasi atau sekedar bocoran, target tidak begitu kuat.

3. Kelompok yang hanya ingin mendapat informasi ada celah untuk sekedar ikut atau tidak.

 

Kelompok pertama jelas akan membahayakan kelangsungan karir kita di perusahaan itu, karena kita akan seperti kerbau yang bodoh. Biasanya janji mereka sangat menggiurkan, sulit untuk ditolak, sekali anggukan maka sebuah Inova sudah didepan rumah.

Terhadap kelompok yang lain purchaser masih ada wibawa, dia masih dihormati oleh suplier, mereka inilah sebenarnya para suplier yang harus kita ajak untuk berkolaborasi. Mereka inilah yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan cara cara yang benar dan bisa diterima.

 

Guru saya memberi petuah bahwa sebagai purchaser kita seperti bekerja dipabrik cat, tidak memegang cat secara langsung saja, badan kita sudah terciprat. Jadi kita mau memegang cat langsung atau tidak maupun senantiasa membersihkan diri dari cipratan atau tidak, itulah yang menentukan panjang pendeknya karir kita selanjutnya.

Tetap semangat,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Review meeting dalam hubungan kontrak

Tetap semangat !!

Dalam sebuah hubungan kontrak dalam rantai pasokan, review meeting adalah hal yang sangat dibutuhkan.

Dalam meeting tersebut akan didapatkan sebuah gambaran perjalanan kontrak, apakah bisnis proses sudah berjalan sesuai kesepakatan dalam SOP [Standard Operation Procedure], apakah masing masing pihak sudah memberikan kewajiban dan juga menerima hak hak sesuai kesepakatan, juga apakah masing masing pihak merasa puas atau merasa ada yang perlu ditingkatkan aau bahkan dikurangi?

Sasaran yang lain adalah mengidentifikasi resiko dan opportunity  dan mengevaluasi inisiatif inisiatif perbaikan yang sedang berjalan, pencapaian operasional, target target kunci [key risk], dan pencapaian terhadap hal hal yang diputuskan untuk dilakukan dalam review sebelumnya.

 

Dalam review meeting kadang kadang menyentuh hal hal strategis sehingga harus melibatkan para executive, ahli ahli teknis masing masing pihak, dan pimpinan pimpinan kunci dari kedua belah pihak, yang bisa diadakan tahunan atau setengah tahunan.

 

Untuk review yang sifatnya operasional biasanya diadakan per kuartal, yang dihadiri oleh leader leader yang berhubungan langsung dalam operasional.

 

Memang review meeting ini bisa menjadi sebuah pertemuan yang tidak nyaman namun harus tetap dilakukan.

Pemadaman listrik ? Ada apa dengan service PLN ?

Selamat sore,

Pastilah semua dari kita dikawasan Jakarta dan sekitarnya merasakan jaman batu, dimana tidak ada penerangan, apalagi dinginnya AC atau kipas, ramainya PS anak anak, bahkan serunya acara TV. Ini terjadi karena kita mendapat giliran pemadaman listrik.

Tapi biarlah itu menjadi hal yang ditindaklanjuti oleh yang berkepentingan, saya hanya ingin mengambil topik kecil dari kejadian ini, yaitu betapa sibuknya bagian pengadaan di tubuh PLN sekarang ini, Betapa sibuknya bagian purchasing dengan para purchasernya mencari solusi untuk mereparasi gardu gardu yang rusak, jaringan jaringan yang buruk. Apalagi betapa sibuknya mereka dengan usaha mencari pengganti dari trafo trafo induk yang sudah mulai menua, yang bisa meledak sewaktu waktu ada beban yang membesar.

Nha, secara sistematis inilah kesibukan kesibukan para purchaser untuk menghadapi masa masa lonjakan permintaan kebutuhan:

1. Menata ulang hutang hutang masa lalu terhadap suplier suplier, sehingga akan diketahui berapa dana yang dibutuhkan.

2. Memastikan data kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang, rencana sumber dana, dan data data kerusakan yang tertunda atau dalam proses.

3. Mengelompokkan rencana para pemasok yang akan mendukung program program perbaikan tersebut.

4. Meyakinkan rantai pasokan dengan kontrak kontrak menurut karakter barang atau jasa yang dibutuhkan, yaitu dengan dasar terhadap resiko suplai di banding dengan impact/pengaruh terhadap pendapatan perusahaan.

 

Cukup sekian dulu, moga moga para profesional di PLN sigap dan tepat dalam menangani kesulitan pasokan listrik ini.