The TOXIC Purchaser

Hati hati, mungkin beberapa purchaser anda termasuk dalam katagori ini. Temukan tanda tanda seperti menumpuknya masalah dengan suppliernya, nota komplain dari bagian kualitas barang dan jasa yang dibelinya, menumpuknya order yang tidak bisa dibayar karena dokumen tidak lengkap, dan lain lain.

Purchaser katagori ini sangat membahayakan perusahaan, khususnya dalam hal rantai pasokan. Bagaimana mungkin pasokan kita akan stabil bila hubungan dengan supplier tidak harmonis? Alih alih memberikan kemudahan pasokan mereka malah banyak menyelesaikan masalah yang masih menumpuk dibelakang.

Bagaimana cara mengetahuinya?
Sebagai manager purchasing anda mempunyai access ke semua supplier, check semua status order secara periodik-paling bagus sebulan sekali-. Kemudian cross check dengan supplier apakah ada kendala dalam berbisnis dengan para purchaser, lihat juga laporan departemen kualitas barang adakah temuan cacat kualitas, dapatkan pula status pembayaran atas tagihan vendor apakah ada yang ditunda karena masalah purchaser anda, check apakah semua supplier mendapatkan perlakuan yang adil dari purchaser anda, dan ada baiknya masing masing purchaser melaporkan tiap bulan apa status semua pekerjaan mereka.

Bagaimana mengatasinya?
Pekerjaan purchasing adalah pekerjaan seni, dari seni yang sederhana sampai seni yang kompleks. Dari sekedar seni berkomunikasi sampai seni bernegosiasi dengan segala persiapannya. Pekerjaan purchasing juga pekerjaan administratif, yang membutuhkan kerelaan personilnya untuk membagi waktu dengan baik antara administratif dan bisnis.

Satu hal penting yang harus dimulai adalah Cures procrastination. Cabut kebiasaan 'menunda' pekerjaan. Berikan ketuntasan pekerjaan sebagai kualitas standard.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Pekerjaan akhir tahun, kupas dan tuntaskan.

Tiba tiba terjadi tumpukan pekerjaan diawal tahun 2010. Rasanya kurang manpower untuk menyelesaikannya karena semua masih sibuk dengan urusan menyelesaikan masalah tahun lalu. Bagaimana hal itu bisa terjadi ?

Pertemuan saya dengan teman lama yang dahulu sama sama bekerja disebuah seksi purchasing perusahaan perawatan mesin, sungguh meninggalkan tanda tanya besar. Dia menyampaikan bahwa tahun ini mereka terbebani dengan penyelesaian masalah tahun 2008. Seksi ini terus dihujani target target baru 2009 yang tentu saja hanya bisa dihandle tidak lebih dari 60% walaupun jumlah manpower terbilang cukup.

Pentingnya kontrol ketuntasan setiap proses.
Hal diatas bisa terjadi karena beberapa hal yang intinya adalah penguasan kontrol proses oleh manajemen. Kontrol terhadap proses, maksudnya adalah mengetahui status setiap proses, misalnya order kapan diterbitkan harus tercatat pula kapan dituntaskan. Catatan temuan terhadap cacat kualitas barang yang diterima, catatan kekuranglengkapan dokumen pendukung order yang sudah diterbitkan, bahkan kekurangan tanda tangan pada lembar order adalah hal hal yang harus diselesaikan secepatnya.

Secara periodik manager purchasing harus melihat catatan catatan diatas dan secara rinci hal hal dibawah inilah yang harus dilihat dan ditindaklanjuti:
1. Status order: berapa total yang order yang diterbitkan, berapa yang masih open, dan berapa yang sudah tuntas.
2. Dari order yang masih open: apa masalahnya, apa penyebabnya, bahkan masih perlukah dilanjutkan.
3. Terhadap temuan cacat kualitas: berapa yang masih perlu diklarifikasi.
4. Terhadap order uang sudah tuntas: berapa yang siap dibayar kepada suppliernya, berapa yang harganya masih dalam klarifikasi.

Setelah hal hal diatas ditemukan harus segera diambil langkah penyelesaian dibulan Desember ini juga. Kerahkan man power untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan target selesai sebelum tanggal 24 Desember.

Dengan demikian memasuki tahun baru kita tidak akan terbebani dengan problem di seksi kita. Dan kitapun lebih siap memproses rencana rencana baru ditahun kedepan.

Selamat bekerja.
Tosan S

Inventory value management

Baru baru ini saya bertemu dengan beberapa purchaser di sebuah workshop material management di Jakarta. Yang dibahas adalah optimalisasi material management menghadapi tantangan yang makin besar dalam industri perawatan mesin alat alat berat.
Selama workshop berlangsung ada beberapa lini yang harus diperbaiki, yaitu perbaikan tingkat MIT (material in transit), optimalisasi perencanaan material, dan perbaikan tingkat service level terhadap produksi.

Optimalisasi perencanaan material.
Saya tertarik dengan beberapa konsep yang ditawarkan dalam lini perencanaan material. Mereka mentargetkan bahwa inventory value atau nilai gudang mereka berkurang 60% dalam 1 tahun. Untuk diketahui nilai gudang mereka saat ini lebih dari 2,5 juta USD, nilai yang tidak proporsional untuk bisnis mereka.
Beberapa konsep tersebut adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan keakuratan forecasting atau peramalan situasi kedepan, berapa nilai bisnis, siapa pelanggannya, situasi keuangan perusahaan maupun dunia luar, situasi pasokan spare part termasuk pemasoknya, dn lain lain.
2. Meningkatkan perbaikan proses pengadaan, meliputi Supplier Relationship Management, peningkatan skill para purchasernya, maupun menajamkan KPI KPI atau sasaran sasaran pencapaian.
3. Menurunkan nilai gudang dengan menjual sebagai langkah jangka pendek.
4. Membuat perjanjian strategis seperti consignment dengan vendor.

Consignment management.
Menurut informasi, sebenarnya mereka sudah mempunyai perjanjian consignment dengan vendor asal Hongkong selama 2 tahun ini, namun program itu tidak bejalan sukses. Adalah kesalahan pemilihan material yang membuat kegagalan tersebut. Pada waktu itu mereka memutuskan untuk memilih item item material tertentu untuk di consignmentkan, namun belakangan baru diketahui bahwa item item tersebut nilainya hanya 20% dari total kebutuhan material untuk perawatan mesin. Sehingga yang terjadi adalah mereka harus membeli sendiri 80% material untuk mencukupi kebutuhan dan 80% material itu adalah yang harganya mahal, dan sulit didapat dipasaran.

Saya akhirnya bisa menarik benang merah kenapa nilai gudang mereka sangat tinggi, yaitu karena mereka harus mengisi sendiri kebutuhan yang nilainya 80%, sedangkan gudang consignment hanya menanggung 20% nya saja.
Sehingga menurut saya langkah untuk merubah item item yang akan di consignment menjadi sebuah tuntutan, yaitu material yang sulit didapat dipasaran, yang kontribusinya 80% terhadap kelangsungan produksi dan yang penting nilai gudang akan turun drastis.

Salam,
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com
 

Keterbukaan kondisi finansial dalam sebuah partnership.

Salam semuanya,

Baru baru ini saya mendapat informasi dari seorang rekan purchaser, bahwa supplier utama mereka terancam gulung tikar. Hanya diberikan waktu 3 bulan sebelum akhirnya mereka benar benar tidak mampu melanjutkan hubungan.

Supplier itu tidak mampu bertahan dari gelombang tsunami krisis finansial global, padahal mereka telah berbisnis di 3 negara bersama perusahaan perusahaan multi nasional.

 

Kondisi buruknya finansial hampir disemua perusahaan besar benar benar terjadi dan tidak pandang bulu. Bila pengaturan bisnis mereka tidak rapi, tidak pandai menentukan arah startegis, maka terjadilah salah langkah yang bisa berakibat fatal.

 

Dewasa ini ada kecenderungan baik supplier maupun buyer mengatur prinsip prinsip saling keterbukaan dalam memberikan informasi kondisi keuangan masing masing pihak. Secara periodik pimpinan pimpinan partnership akan bertemu dan membahas pencapaian sales yang ujung ujungnya adalah masing masing pihak memahami posisi mereka kedepan. Dan dengan pemberitahuan 3 bulan sebelum pemutusan partnership merupakan karena kondisi keuangan akan memberi kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan alternatif supplier, dan menyelesaikan kewajiban keuangan maupun kewajiban lainnya.

 

Dimasa mendatang seorang purchaser harus mampu membuat keputusan yang lebih strategis dalam Supplier Relationship Management, harus pandai pandai memberikan informasi kondisi keuangan perusahaan kepada supplier dan sebaliknya harus pandai pandai mendapatkan informasi kondisi keuangan dari supplier suppliernya.

 

Salam semangat !!

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Apakah Supplier anda percaya pada anda?

Mungkin purchaser akan bertanya tentang apa pentingnya kepercayaan supplier? Mengapa harus diukur?
Jawabnya adalah yes.., sangat perlu mengetahui tingkat kepercayaan supplier kepada kita karena alasan performance dan profit perusahaan.

Jika supplier tidak menaruh kepercayaan kepada purchaser maka yang akan terjadi adalah tidak totalnya pelayanan mereka.

Supplier tidak percaya bahwa kita akan membuat keputusan yang fair, maka mereka akan cenderung mencari sendiri hal hal yang bisa dilakukan untuk mempengaruhi keputusan. Hal ini akan menyita waktu mereka untuk fokus pada bisnis, fokus pada pelayanan.

Supplier yang tersita waktunya untuk hal hal diatas, tidak mungkin melakukan kreatifitas dalam pelayanan sehingga kitapun akan terjebak dalam keajegan produk. Coba kalau pesaing kita memiliki kepercayaan yang tinggi dari suppliernya, mereka akan lebih kreatif dalam inovasi produk karena didukung oleh supplier yang kreatif, akan meninggalkan kita dalam persaingan pasar, akibatnya profit mereka lebih baik dari kita.

Bagaimana membina kepercayaan dengam supplier.
Beberapa hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Fokuslah pada pendapat para supplier terhadap kita. Jangan tanya hanya pada satu dua supplier, tanyalah kepada dari yang loyal, dari yang biasa saja dan dari yang paling buruk. Tidak semua pendapat mereka adalah cerminan kita, namun perhatikan manfaat dari berbagai pendapat ini.
2. Akomodasi hal hal apa yang mereka harapkan, dengarkan dengan baik, dan berikan tindaklanjut yang benar. Ada hal hal yang mereka tidak katakan tetapi mereka harapkan sebenarnya, tuluslah dalam hal ini sehingga kita mampu menggali kebutuhan mereka.
3. Lakukan kunjungan informal untuk menunjukkan perhatian kita terhadap kepentingan mereka. Ini akan menunjukkan kepada mereka betapa kita serius berbisnis dengan mereka.

Seperti layaknya perhatian kita terhadap mereka maka merekapun akan menaruh kepercayaan tinggi kepada kita. Dan performance perusahaan serta profit perusahaan akan mudah dikendalikan. Kalau kita mempunyai kepercayaan yang tinggi dari supplier kita, maka kita akan siap bersaing dengan perusahaan lain.

Selamat bekerja.
Tosan S

Power exploitation dalam bernegosiasi

Tetap semangat !

Salah satu langkah dalam mempersiapkan negosiasi adalah mengerti keseimbangan penggunaan kekuatan terhadap lawan. Kita sepakati dahulu bahwa penggunaan kekuatan adalah untuk mempengaruhi sikap dan perilaku lawan. Menurut Karras dalam The Negotiation Games beberapa prinsip kekuatan dalam negosiasi antara penjual dan pembeli adalah sebagai berikut:

1. Power selalu relatif, tidak ada yang senang menggunakan kekuatan penuh.

2. Power bisa dalam bentuk yang jelas atau juga dalam bentuk yang samar samar. Contoh; walaupun buyer mempunyai posisi yang lebih unggul misalnya, tetapi kalau hal tersebut sampai terlihat oleh seller, maka bisa terjadi power itu tidak akan menguntungkan.

3. Power bisa terlihat tanpa harus di umumkan, jika lawan sadar bahwa kita bisa saja bertindak menekan, maka lawan memilih lebih baik tidak bertindak berlebihan yang bisa memancing kita menggunakan kekuatan penuh.

4. Power akan selalu ada batasnya, karena peraturan pemerintah, situasi, maupun persaingan masa lalu.

5. Power tidak akan bisa dipisahkan dengan caranya di tunjukkan. Seller maupun buyer tidak suka dengan menekan terlalu keras, karena sadar bahwa itu tidak akan menumbuhkan loyalitas.

6. Power selalu berubah mengikuti perkembangan jaman, dan selalu akan seimbang antara keuntungan dan kontribusi dari masing masing pihak yang bernegosiasi. 

 

Negosiasi antara purchaser dengan supplier selalu terjadi dengan cara yang unik dan hasil yang juga sangat bervariatif. Hanya niat baik yang mempertemukan mereka dalam negosiasi negosiasi berikutnya.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Global visibility, tracking order status.

TEST 7 DETIK
Sebutkan sejumlah kegiatan anda sebagai purchaser dalam hal mengetahui status pembelian anda, misalkan status order. Ajukan pertanyaan bisakah saya mendapatkan data status semua order, kalau BISA, pertanyaan selanjutnya adalah bisakah data itu didapat dalam 7 detik? Kalau anda tidak dapat menjawab dua pertanyaan tersebut berarti anda dalam keadaan supply blind visibility atau kebutaan. Sebuah kondisi yang buruk dalam bisnis yang super cepat dimasa kini dan seterusnya.

Kita memang bisa mendapatkan data status order namun dengan beberapa langkah pengechekkan yang membutuhkan waktu banyak. Dan kita memang mempunyai access ke pemasok, ke distributor, bahkan ke biro pengiriman, namun jika access itu didapat dengan waktu yang lama maka itu belum cukup.

GLOBAL VISIBILITY.
Masalah timbul bukan melulu karena kita tidak mempunyai program atau teknology IT yang otomatis, namun lebih karena kita tidak mampu mengatur lalu lintas informasi. Inti dari global visibility adalah kemampuan untuk mengambil data data dari seluruh jaringan pemasok dan mencatatnya dalam sebuah data pusat secara cepat dan akurat. Data pusat ini tidaklah harus canggih, cukup excell dengan beberapa hyperlink, cukup dengan kesimpulan dengan pivot table dalam program excell juga.

Banyak purchaser yang menyimpan data data dari pemasok namun hanya disimpan dikepala masing masing. Bahkan hanya sekedar dibaca lalu ditutup tanpa tindak lanjut apapun. Ada juga yang sempat mengeprint dari email namun kemudian hanya ditumpuk di meja.
Hal yang seharusnya segera kita tinggalkan, harus kita tetapkan bahwa status order harus bisa didapatkan dalam waktu singkat dan akurat tentunya.

Tetap semangat !

Integrasi data rantai pasokan, kunci dari profit.

Dalam supply chain management, data yang berdiri sendiri dari masing masing rantai akan menimbulkan biaya yang tinggi, membuat tidak fleksibel, dan akibatnya profitpun terancam. Bagaimana mengubahnya, berikut risalah tulisan dari F John Reh, About.com.

 

Integrasi Data.

Ketika perusahaan mulai berdiri, tidak banyak data yang diperlukan. Hampir semua data disimpan dalam kepala seorang pemilik perusahaan, pemasok atau pelanggan mendapatkan data dengan bicara panjang lebar.

Kemudian dengan berkembangnya perusahaan, maka mulailah data dibuat di beberapa tempat oleh beberapa orang, misalnya data produksi, data finansial, dan data marketing. Dan bicara panjang lebarpun sudah tidak bisa membuat data terkumpul dengan cepat, akibatnya proses finansial perusahaan jadi melambat, marketing jadi menurun, dan produksi jadi bulan bulanan. Akhirnya tumbuhlah kebutuhan untuk merangkum data data tersebut secara periodik, mingguan atau harian. Dan saat ini, dunia bisnis sudah membutuhkan lebih dari rangkuman periodik, dunia bisnis saat ini membutuhkan data yang saling terikat setiap saat, saling terhubung setiap saat, dan data yang akurat setiap saat. Real Time Visibility sudah dimulai.

Kunci sukses dan profit perusahaan perusahaan saat ini dan dimasa mendatang adalah seberapa cepat data terintegrasi dan seberapa akurat data tersebut. Dan itu melalui penguasaan teknologi informasi.

 

Langkah langkah integrasi data.

Untuk menata data data memang terdengar mudah, namun sangat besar tantangannya. Selain penguasaan teknologi informasi, dibutuhkan  visi yang kuat, kemauan baja, kesabaran biksu, dan kedewasaan untuk mencapainya. Namun begitu berikut langkah langkah menuju data yang terintegrasi

1. Tentukan data data apa yang perlu di integrasikan [misal: finansial, purchasing, produksi, dan customer service].

2, Tunjuk siapa yang mengumpulkan dan mengolah data data tersebut.

3. Tentukan siapa pemilik data hasil integrasi tersebut, sebagai penanggungjawab atas kualitasnya.

4. Diskusi dengan pemilik data tersebut tentang apa yang diinginkan dari data integrasi itu, bukan hanya apa yang bisa didapatkan.

5. Tentukan bahasa standard, dan tempat dimana data itu akan diproses, diolah dan disimpan.

6. Adakan proses pengadaan berdasarkan hasil hasil spesifikasi diatas.

7. Terus satukan persepsi bahwa data itu nantinya adalah data integrasi dari perusahaan bukan lagi data masing masing bagian.

8. Aktifkan sistem integrasi data yang baru dan segera matikan sistem yang lama.

9. Saatnya memperhatikan dan mengevaluasi, apakah finansial status membaik.

 

Dengan integrasi data ini kita akan mengurangi biaya biaya produksi, meningkatkan produktifitas, dan profit akan terkontrol.

 
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Apakah Supply Chain anda buruk ?

Tetap semangat..!

Pertanyaan diatas sering mengemuka akhir akhir ini. Apakah rantai pasokan anda memburuk? Terlihat dari hal hal dibawah inikah:

1. Ditinggal pemasok karena hutang yang belum terlunasi?

2. Ditinggal supplier karena perusahaan mereka merugi ?

3. Pergerakan akuisisi dari supplier ke supplier lainnya di luar sana?

4. Purchaser anda di bajak oleh perusahaan lain?

 

Mari kita diskusi di forum blog ini, mengapa rantai pasokan kita memburuk akhir akhir ini. Atau boleh juga mengapa ada perusahaan yang masih stabil rantai pasokannya.

Salam,
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

3 alasan utama membentuk supplier collaboration.

Supply chain dalam era yang sarat dengan persaingan sekarang ini akan sulit untuk tetap berdiri sendiri. Masa lalu memungkinkan sebuah perusahaan menguasai rantai pasokan dari hulu ke hilir dikarenakan perusahaan masih ingin melakukan kontrol produk secara ketat. Hal ini juga menguntunglan bagi pemasok karena memang tidak dinamisnya kondisi waktu itu.

Kembali ke masa sekarang, perubahan besar dalam aliran informasi sangat mengganggu kestabilan rantai pemasok. Informasi yang tersedia menjadikan pemasok mendapat kesempatan untuk melirik perusahaan lain, mungkin harga yang lebih baik, mutu yang tidak harus tinggi, dan ada pula untuk menyesuaikan dengan produktifitas internalnya.

Alasan pertama untuk melakukan kolaborasi dengan supplier adalah untuk mendapatkan kestabilan pasokan dalam harga, mutu terjaga, dan pemenuhan pasar.
Alasan kedua adalah untuk mendapatkan kesempatan meningkatkan mutu produk dimasa mendatang, meningkatkan produktifitas, dan meningkatkan keuntungan bersama.
Alasan ketiga adalah dengan kolaborasi akan dimungkinkan untuk melakukan riset bersama sama dalam strategi pemasaran yang didukung oleh strategi pasokan yang handal.