Pekerjaan akhir tahun, kupas dan tuntaskan.

Tiba tiba terjadi tumpukan pekerjaan diawal tahun 2010. Rasanya kurang manpower untuk menyelesaikannya karena semua masih sibuk dengan urusan menyelesaikan masalah tahun lalu. Bagaimana hal itu bisa terjadi ?

Pertemuan saya dengan teman lama yang dahulu sama sama bekerja disebuah seksi purchasing perusahaan perawatan mesin, sungguh meninggalkan tanda tanya besar. Dia menyampaikan bahwa tahun ini mereka terbebani dengan penyelesaian masalah tahun 2008. Seksi ini terus dihujani target target baru 2009 yang tentu saja hanya bisa dihandle tidak lebih dari 60% walaupun jumlah manpower terbilang cukup.

Pentingnya kontrol ketuntasan setiap proses.
Hal diatas bisa terjadi karena beberapa hal yang intinya adalah penguasan kontrol proses oleh manajemen. Kontrol terhadap proses, maksudnya adalah mengetahui status setiap proses, misalnya order kapan diterbitkan harus tercatat pula kapan dituntaskan. Catatan temuan terhadap cacat kualitas barang yang diterima, catatan kekuranglengkapan dokumen pendukung order yang sudah diterbitkan, bahkan kekurangan tanda tangan pada lembar order adalah hal hal yang harus diselesaikan secepatnya.

Secara periodik manager purchasing harus melihat catatan catatan diatas dan secara rinci hal hal dibawah inilah yang harus dilihat dan ditindaklanjuti:
1. Status order: berapa total yang order yang diterbitkan, berapa yang masih open, dan berapa yang sudah tuntas.
2. Dari order yang masih open: apa masalahnya, apa penyebabnya, bahkan masih perlukah dilanjutkan.
3. Terhadap temuan cacat kualitas: berapa yang masih perlu diklarifikasi.
4. Terhadap order uang sudah tuntas: berapa yang siap dibayar kepada suppliernya, berapa yang harganya masih dalam klarifikasi.

Setelah hal hal diatas ditemukan harus segera diambil langkah penyelesaian dibulan Desember ini juga. Kerahkan man power untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan target selesai sebelum tanggal 24 Desember.

Dengan demikian memasuki tahun baru kita tidak akan terbebani dengan problem di seksi kita. Dan kitapun lebih siap memproses rencana rencana baru ditahun kedepan.

Selamat bekerja.
Tosan S