Interpersonal skill untuk negosiasi.

Jika anda mengusahakan hasil terbaik dalam negosiasi jangan pernah berpikir bahwa anda sedang berhadapan dengan musuh.
Anda harus bisa membawa suasana berkolaborasi, suasana yang terasa tidak saling menjatuhkan. Suasana yang apapun hasilnya akan terasa sebagai kemenangan bagi kedua pihak.
Berikut adalah 3 hal yang harus anda rancang sebelum bernegosiasi.
Dengarkan lawan negosiasi anda - Fakta bahwa masing masing pihak sudah memiliki ide atau sasaran, tentu kedua pihak ingin idenya didengar. Pastikan anda menunjukkan perhatian penuh ketika lawan negosiasi. Kalau anda mengabaikan ini dan lawan merasa tidak didengarkan, suasana permusuhan akan membuat mereka akan berusaha supaya anda gagal dalam negosiasi itu.
Hormati ide ide lawan - Setiap negosiator merasa bangga dengan ide ide mereka, mentertawakan ide ide mereka akan membuat mereka tersinggung. Katakan 'Ide anda brillian, namun saya khawatir akan banyak hambatan dalam kondisi kita saat ini' daripada mengatakan 'Ide anda buruk untuk kondisi kita'.
Tujuan negosiasi untuk sukses bersama - Jika lawan mulai menunjukkan penekanan atas ide mereka, ingatkan bahwa anda sedang berhadapan untuk kesuksesan bersama. Walaupun terkadang suasana negosiasi memanas karena keinginan yang susah disetarakan usahakan anda lebih dulu ingat akan hal itu.

Sebagian besar negosiator akan merasa sangat kecewa bila dia merasa kalah, untuk itu siapkan diri anda untuk selalu siap menerima apapun hasilnya. Saya kira dengan 3 hal diatas anda akan mampu menghasilkan mendekati yang anda harapkan sekaligus hubungan yang tetap terpelihara baik dengan lawan lawan negosiasi anda.

Komplain tertulis.

Sementara orang menyelesaikan masalah rendahnya kinerja supplier dengan telepon atau bertemu muka. Saya lebih suka menjaga jarak dengan supplier supaya dapat melayangkan surat komplain tertulis tanpa rasa sungkan yang besar.
Mana yang lebih disukai supplier antara komplain tertulis atau komplain dengan telepon, saya yakin mereka lebih suka yang kedua.
Supplier akan memperhitungkan kerugian sales jika sering terjadi komplain, mereka akan mati matian menutup komplain dengan baik. Lakukan dengan tertulis maka anda akan mendapatkan respect besar.

Negotiation: Anda memiliki kekuatan sebesar yang anda pikirkan.

Rekan Purchaser,

Pada tahun 1968, Presiden Chechoslovakia Ludvik Svoboda berkata kepada Leonid I Brezhnev di kantor Partai komunis Kremlin, "Jika saat ini saya membunuh diri, darah saya akan melumuri tangan anda. Tak seorangpun akan percaya bahwa anda bukan pembunuhnya".

 

Presiden Checho tersebut melakukan tekanan kepada bos Partai Komunis tersebut dalam rangka meminta pembebasan atas pimpinan gerakan liberal yang ditangkap 3 hari sebelumnya dan usaha tersebut berhasil dengan baik. Hukuman mati dibatalkan.

 

Ini adalah salah satu contoh penggunaan strategi dalam negosiasi dengan menggunakan power. Terkadang tidak disukai oleh sementara orang, mereka lebih menyukai menggunakan strategi lain. 

Pengalaman bernegosiasi

Pengalaman melakukan negosiasi sebenarnya adalah pengalaman berhubungan dengan manusia secara mendasar. Bernegosiasi pastilah berhubungan dengan RESULT atau hasil yang ingin dicapai dari pihak lain. Karena adanya pihak lain maka bernegosiasi pastilah ada hal penting yaitu RELATIONSHIP atau pembinaan hubungan. Perhatikan ketika orang yang sedang bernegosiasi hanya mengejar result semata tanpa mengindahkan hubungan baik yang terbina, yang terjadi adalah saling ngotot, saling tegang, dan tidak kunjung menghasilkan sesuatu.

Selanjutnya, dari adanya result dan relationship development inilah akan mengembangkan sebuah keinginan untuk mencapai keseimbangan antara hasil yang diinginkan berdasarkan hubungan baik dengan adanya DIALOG. Hati hati dengan dialog karena seringkali orang datang ke ruang negosiasi tanpa tahu apa yang akan dibicarakan. Jadi yang dibicarakan adalah VALUE yang bisa dipertukarkan.

Pelajari kembali dialog dialog dari negosiator profesional Philip Reed, penting untuk kita ulang ulang kembali.

Salah membeli karena kesalahan sendiri, bagaimana mengoreksinya ?

Lazimkah pembelian dibatalkan karena kesalahan konsumen sendiri?
Seorang sales mendapat pesanan sebuah mobil dari klien baru. Dengan semangat dia mendapat pandangan sebuah mobil produksi 3 tahun silam dengan kemudahan pembayaran dari sebuah showroom kecil di pinggiran kota. Tanpa sadar dia telah melakukan kesalahan dengan memberikan tanda jadi kepada show room tersebut tanpa test drive sendiri. Pada hari pembayaran dan serah terima mobil, betapa kagetnya beliau dengan kondisi mobil tersebut. Sangat jauh antara body dengan kenyamanan, mobil itu sangat tidak enak. Dan begitu di test drive oleh keluarga klien, yang terjadi adalah kemarahan dan kecewa. Klien itu menuntut pengembalikan uangnya, karena kecewa yang besar. Opsi mengganti mobil tidak disetujui.

Sales memutar otak bagaimana cara menghubungi showroom untuk memecahkan masalah tersebut. Jelas pada saat dia menghubungi showroom dan berbicara tentang pengembalian mobil yang didapat adalah kemarahan karena dianggap melecehkan. Namun dia tidak putus asa. Tetap dia mendatangi showroom dengan membawa mobil 'buruk' tersebut lengkap dengan semua dokumen mobil. Setelah 1 jam menanti, akhirnya datanglah sipemilik showroom dengan wajah masam.
'Salamat siang pak, saya senang karena dari pagi tadi showroom ini didatangi banyak pengunjung' salam pembuka untuk mencairkan suasana.
'Terimakasih pak, inilah kondisinya, walaupun banyak pengunjung belum tentu jadi beli. Makanya begitu berharganya uang yang sudah masuk kepada kami' sindirnya.

Percakapan terus berjalan dan intinya showroom keberatan dengan permintaan ganti mobil lain karena itu penghinaan menurut mereka. Jadi sales kita ini bukan berhadapan dengan pribadi yang ramah. Segala tawaran dibicarakan sampai akhirnya dengan mengalah sales menyetujui 'Begini saja, tolong jualkan lagi mobil ini, dan kembalikan uang saya jika sudah laku'.
Showroom bilang 'Saya hargai tawaran anda, namun ini sifatnya adalah transaksi menitipkan mobil untuk kami jual di showroom ini, jadi hasilnya bagus atau tidak itu tergantung pasar'.
'Baiklah kalau begitu, saya titipkan mobil ini kepada anda untuk dijual dengan harga yang sama, harga seperti saya membeli dari anda kemarin'.
'Kembali lagi saya katakan, saya tidak bisa menjamin, tapi tenanglah, saya akan berusaha semampu saya untuk menjual dengan harga yang bagus sesuai harapan bapak, saya juga akan mendapat komisi dari transaksi ini khan..' kata pemilik showroom dengan lebih ramah akhirnya.

Kesalahan kita sudah terjadi, itu masa lalu, yang jelas klien kita membutuhkan service terbaik kita sebagai purchaser, dan supplier kita membutuhkan kerja sama yang etis dengan kita. Coba anda hitung seberapa sering anda salah mengadakan sebuah produk bagi perusahaan anda atau klien anda.

Sales kita diatas berani datang ke showroom dengan niat pasti, membatalkan pembelian mobil dan pengembalian uang secara utuh.
Ulasan yang bisa kita garis bawahi adalah:
1. Beliau tidak goyah sedikitpun, sangat teguh, dan tegas setia pada tujuan akhir.
2. Beliau luwes dalam mengajukan penawaran, luwes dalam taktik adalah kebutuhan, namun harus tegas pada tujuan akhir.
3. Sales kita ini berhasil mendapatkan rasa hormat dari showroom, dan berhasil mendapatkan solusi yang cukup optimal.
4. Sales kita ini tidak takut kemarahan orang kepadanya demi tujuan akhir. Itulah yang disebut keberanian sejati.

Pengalaman dari seseorang beberapa tahun yang lalu...
 
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Negotiation Planning

Setidaknya ada 3 dimensi dalam perencanaan bernegosiasi, yaitu:
1. Strategic planning, menajamkan sasaran sasaran jangka panjang dari kedua pihak.
2. Administrative planning, memastikan orang dan informasi, yang akan berkaitan dengan kelancaran negosiasi.
3. Tactical planning, memastikan mendapatkan hasil optimal setelah negosiasi digelar.

Yang paling krusial adalah strategic planning, ada 4 aspek dasar:
1) product - market goal,
2) fact finding,
3) worth analysis,
4) decision making.
Ada masalah yang sering muncul adalah karena kurang mampu memprediksi kondisi pasar dan trend produk kedepannya. Baik supplier maupun purchaser akan kesulitan menemukan hasil negosiasi yang optimal jika tidak ada prediksi yang bisa dipertanggungjawabkan. Purchaser selalu berpikir make or buy, harga total, kualitas yang tepat, persaingan kedepan, dan trend pasang surutnya produk.

Jadi strategic planning dalam bernegosiasi harus dipersiapkan secara specific, dan akurasi yang tinggi. 

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com/

Pemilihan kata yang efektif

Beberapa peserta training bertanya tentang pemilihan kata dalam komunikasi dengan supplier.
"Kami biasa menggunakan kata 'terbaik' atau 'lebih baik' dalam meminta penurunan harga, adakah kata yang lebih efektif ?"
Contoh yang sering digunakan "Harga anda masih tinggi, kami masih bisa menunggu anda untuk memberikan harga 'terbaik' anda". Kalimat ini tidak efektif karena harga terbaik supplier adalah harga tertinggi mereka. Sedangkan maksud anda adalah harga terendah mereka. Kalau anda minta harga 'lebih baik' maka anda membingungkan supplier.

Untuk itu, pilih kalimat yang efektif jika berhubungan dengan suppIier. Gunakan kata 'paling rendah' atau 'lebih rendah' secara jelas.
"Kami sangat mengharapkan anda bisa memberikan harga terendah sehingga akan lebih besar kemungkinan menang" ini adalah kata yang lugas dan tegas. Efektif karena anda menunjukkan kontrol anda terhadap supplier peserta tender.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Bagaimana negosiator mempersiapkan diri

Purchaser seringkali terjebak dalam permainan supplier yang agresif sehingga terhanyut dalam ketidakberdayaan. Harga yang hanya menguntungkan supplier, bahkan begitu longgar waktu pemenuhannya.
Hal ini dapat dihindari dengan beberapa langkah persiapan sebagai berikut:
Kenali lawan. Pastikan anda menelpon lawan sebelum melakukan negosiasi. Kenali sudah berapa lama dia menjadi supplier, industry apa yang menjadi pengalaman mereka dan apa cita citanya dimasa depan. Dari pembicaraan ringan tersebut anda akan mengenali agresifitasnya, kekuatannya atau kelemahannya. Jadi anda akan mengerti strategi apa yang cocok nantinya.
Kenali musuh utama purchaser. Apakah musuh utama purchaser saat negosiasi? Supplierkah? Menurut Charles Dominic, CEO Next Level Purchasing, musuh utama purchaser saat negosiasi adalah dari diri purchaser sendiri yaitu "terburu buru membuat asumsi". Karena kata kata supplier "Saya tidak pernah di training untuk bernegosiasi, saya hanya memberikan harga dan inilah prosesnya", seorang Purchaser bisa terbuai dan mengambil asumsi bahwa dia diatas angin. Apa akibatnya pada saat supplier menurunkan harga 10 persen saja, dia sudah puas dan deal terjadi. Pertanyaannya adalah apakah mungkin supplier tidak dididik bernegosiasi? Apakah tidak ada kemungkinan harga bisa turun sampai 25 persen?
Tetap berpikir logic. Supplier akan berusaha menggerus logika anda. Siapkan untuk menghadapinya. Contoh seberapa banyak kita terpaksa membeli sebuah vacuum cleaner dengan harga belasan juta, sementara ada yang harganya hanya jutaan.
Batasi waktu dengan tegas. Supplier menginginkan waktu negosiasi selama mungkin untuk menggiring anda. Untuk itu tegaskan waktu mulai dan selesai, "Terimakasih atas pertemuan ini, namun meskipun kita belum sepakat dengan harga ini terpaksa kita akhiri sekarang juga". Jika anda menunjukkan sebuah kontrol diri yang kuat, supplier akan kembali kepada tujuan utamanya, yaitu menjual barang asal tidak rugi.

Salam sukses !

Pentingnya percaya diri dalam bernegosiasi

Bisakah kita tampil percaya diri ketika bernegosiasi? Bisakah percaya diri dipelajari? Jawabnya adalah bisa.
Berikut adalah 4 hal yang harus dikerjakan untuk tampil percaya diri dalam negosiasi.
1. VISUALISASI - sejak awal memulai negosiasi, visualisasikan hasil cemerlang yang ingin anda capai. Jabat tangan puas dengan supplier dan senyum mengembang. Visualisasikan rasa puas anda karena berhasil mendapat harga yang optimal. Pastikan anda mampu melakukan visualisasi ini karena hal itu akan memberikan kekuatan yang dahsyat dalam diri anda.
2. UCAPKAN - ucapkan dengan lantang sebelum berangkat bahwa anda adalah 'I am a good negotiator, that's right!' Pancaran power ini akan dirasakan oleh lawan. Pengucapan seperti ini akan menguatkan percaya diri anda.
3. BAHASA YANG KUAT - gunakan bahasa atau kalimat kalimat yang kuat. 'brosur anda menyebutkan harga sudah termasuk service 3bulan, tapi dalam surat penawaran ini ada harga tambahan untuk service tersebut. Mana yang benar?' Kalimat ini memberikan kesan lemah. Sebaiknya anda mengucapkan 'brosur anda menyebutkan harga sudah termasuk service 3bulan, tapi dalam surat penawaran ini ada harga tambahan untuk service tersebut. Tolong perbaiki surat penawaran anda lebih dahulu'. Kalimat ini menguatkan maksud dan target kita. Anda menunjukkan rasa percaya diri yang besar dan tidak mudah lepas kontro.
4. TINJAU ULANG - setiap tiba saat istirahat selama masa negosiasi tanyakan pada diri anda 'Was I confident? Apa yang harus aku perbaiki untuk tetap tampil percaya diri?'

Jangan berkecilhati, apa saja bisa terjadi. Bersiaplah menghadapi pertanyaan pertanyaan dari supplier.

Rahasia dari Negosiator Profesional

by: Philip Reed.
"Saya sangat menyukai seni bernegosiasi," kata Weintraub. "Seperti menyukai sebuah seni tari - anda harus tahu apa yang harus diucapkan dan kapan mengucapkannya. Anda harus menjadi pribadi yang strategic. Dan lebih dari itu semua anda harus mengetahui bagaimana untuk menciptakan leverage produk".

"Ketika saya bernegosiasi dan tidak mendapatkan apa yang saya targetkan, hal itu akan membuat saya sangat kecewa," kata Weintraub, seorang mantan GM Sales Devition dari Dealer Ford terbesar di Los Angeles.

Berikut pengalaman yang disampaikan beliau.
Negosiasi untuk Mercedes G500 bekas.
Seorang klien Weintraub menginginkan sebuah Mercedes G500 bekas. Harga baru mobil SUV tersebut sekitar 100 ribu USD. Dari survei Weintraub menemukan mobil dengan 29 ribu Miles, tahun 2005 di selatan California.

Seller: "Saya menelepon anda untuk meneruskan permintaan anda terhadap G500 yang anda inginkan".

Weintraub: "Saya senang anda menelpon saya sekarang karena kami sedang dalam penjajakan terhadap mobil lain. Kami belum melakukan penawaran harga karena anda para seller memberikan harga yang diatas kesanggupan klien saya".

Seller: "Baiklah, berapa harga yang sebenarnya cocok untuk anda. Saya akan usahakan sesuatu disini".

Weintraub: "Mobil anda mencatat 29ribu Mil, tahun 2005 dengan harga 49ribu USD, benarkan? Nha, klien saya mengharapkan harga antara 44 - 45ribu USD. Tapi saya tahu anda juga ingin membuat keuntungan dengan mobil tersebut dan klien saya mundur karena harga yang anda sebutkan".

Seller: "Saya ingin bertanya dengan anda Weint. Saya tahu andapun seorang bisnisman yang kita tahu sama sama sibuk. Kalau saya sebut harga 47ribu USD untuk mobil tersebut, apakah klien anda akan setuju?"

Weintraub: "Saya tetap ingin pada harga 44ribu untuk mobil tersebut dan kemungkinan besar akan gol. Tapi dengan harga 47ribu, saya belum berani untuk menyampaikan ke klien saya".

Seller: "Oke, saya mengerti. Omong omong adakah klien lain yang membutuhkan mobil juga dari anda sekarang?"

Weintraub: "Percakapan kita sekarang ini memberi inspirasi kepada saya akan bisnis panjang dengan anda nantinya. Jika kita berhasil dengan G500 ini dengan harga yang bagus, saya akan gembira melanjutkan hubungan ini".

Seller: "Terimakasih Weint, saya akan menghubungi anda secepatnya untuk G500 ini".

Beberapa saat kemudian harga turun dari 49ribu menjadi 45ribu dan klien Weintraub gembira dengan harga tersebut.

Kunci dari Negosiasi.
Dari percakapan diatas maka perhatikan ketika Weintraub tetap bertahan pada harga 44ribu, karena itulah yang dibayangkan olehnya dan dia teguh dengan rencana itu. Dengan spesifikasi mobil yang diperjelas maka dia yakin dengan harga targetnya. Yang kedua adalah leverage produk, perhatikan ketika seller bertanya tentang apakah Weintraub sedang mencari mobil lain untuk klien yang lain. Daripada sekedar menjawab "YA", dia malah menjawab dengan lugas bahwa percakapan mereka tersebut akan membawa bisnis yang lebih besar lagi bagi mereka asal mereka berhasil dengan G500 tersebut. Weintraub membuka peluang lebar dimasa mendatang.

Pertanyaan menjebak dari supplier dalam negosiasi.

Seringkali seorang Purchaser merasa mati gaya dalam bernegosiasi hanya karena tidak siap menghadapi pertanyaan pertanyaan sederhana. Supplier memainkan teknik teknik bertanya yang membahayakan keberhasilan negosiasi karena pertanyaan tersebut mengandung maksud untuk menggerogoti rasa percaya diri lawan.
Siapkan jawaban anda terhadap pertanyaan pertanyaan sebagai berikut.

Pertanyaan 1: "Anda serius dengan negosiasi ini ataukah hanya harga paling murah yang anda cari?"
Supplier akan mengajukan pertanyaan ini untuk mengetahui apakah harga mereka hanya sebagai pembanding saja ataukah memang sudah masuk yang paling baik. Bayangkan betapa pintar pertanyaan ini, anda tentu saja memang mencari harga terbaik dan mengharapkan mereka memberikan harga yang terbaik. Namun, jika anda menjawab tidak akan melakukan penawaran maka jika nanti ternyata anda melakukannya anda telah melanggar janji. Jadi jawaban yang baik adalah "Tergantung harga anda. Kami berhak mengajukan penawaran atas harga anda. Namun jika kami yakin bahwa harga tersebut adalah harga terbaik anda, maka negosiasi tidak akan kami ajukan. Saya harap anda benar benar memberikan harga terbaik sehingga kita akan memberi kesempatan pertama kepada anda".

Pertanyaan 2: "Apakah anda pengambil keputusan dalam negosiasi ini?"
Supplier tidak akan suka meladeni negosiasi orang yang bukan pengambil keputusan. Mereka khawatir dengan proses yang bertele tele, maka terkadang mereka akan mencari atasan purchaser sebagai pengambil keputusan. Tindakan seperti ini membawa ketidakwajaran dalam proses, karena tidak semua supplier melakukannya. Anda harus mencegah mereka berbuat demikian, dengan menjawab "Kami akan membuat keputusan sebagai tim tentunya. Dan saya adalah orang yang berwenang berhubungan dengan anda. Semua komunikasi dalam project ini harus berkoordinasi dengan saya".

Pertanyaan 3: "Kira kira bagaimana proposal saya" dan "Jika saya memperbaiki aspek aspek ini, kira kira akan menang tidak?"
Pertanyaan ini akan diajukan oleh supplier menjelang pengambilan keputusan pemenang. Jika anda menjawab proposal anda "harga masih terlalu tinggi" maka akan mengundang pertanyaan berikutnya andapun akan kerepotan menjawabnya. Kalau anda jawab "tidak" atas pertanyaan kedua tersebut maka kredibilitas anda akan turun karena melanggar etik tender. Apalagi menjawab "ya". Usahakan untuk menghindari pertanyaan kedua dengan menjawab "Review kami atas proposal proposal yang kami terima belum selesai, maka saya tidak bisa berkomentar apapun atas pertanyaan anda".

Cukup menarik bukan, itulah pekerjaan  purchaser

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Teknik supplier untuk melemahkan psikologi lawan dalam negosiasi.

Supplier menggunakan cara cara untuk mengalihkan purchaser dari mengajukan permintaan penurunan harga. Jika anda waspada dengan cara cara ini maka anda akan mampu menghadapinya dan tetap pada fokus anda untuk mendapatkan harga yang optimal.
1. Harga mati - Supplier akan berusaha menutup diri terhadap niat negosiasi. Mereka akan mengatakan hal hal seperti berikut "Kami tidak bermain main dengan harga. Ini harga saya, kalau cocok mari kita berbisnis. Kalau tidak cocok semoga sukses dengan supplier yang lain".
2. Promosi harga - Perhatikan kata kata ini "Harga saya sudah sangat bagus, dan saya yakin anda tidak akan menemukan ditempat lain" Kekuatan promosi seperti ini sebenarnya ingin mencegah anda untuk melihat harga lain dan meminta penurunan harga. Seperti promosi yang lain, tentunya harga tersebut patut dipertanyakan.
3. Menggali lebih detail - Justru supplier tidak dengan mudah memberikan harga kepada kita. Mereka banyak bertanya untuk menggali lebih detail kebutuhan kita. "Kami sangat senang dengan tender ini, bisakah kita bicarakan hal hal lain lebih dulu?". Bila kita larut dalam penjelasan lebih detail, maka tipis kesempatan kita melakukan negisiasi harga dikemudian hari.
4. Waktu terbatas - Penjual biasanya bukan orang yang menentukan harga, apalagi memutuskan penurunan harga. Biasanya dalam menghadapi niat negosiasi kita mereka akan menggunakan alasan terbatasnya waktu karena birokrasi. "Kalau bapak minta penurunan harga, kami tidak bisa mempertahankan stock yang ada buat anda. Akan lama memutuskan penurunan harga, ini sudah bagus lho".

Cara cara ini akan mempengaruhi purchaser yunior khususnya dalam hal yang sangat penting bagi seorang purchaser, yaitu SELF CONFIDENT  untuk menjadi negotiator yang handal .

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Negotiation games, untuk kemenangan kita...

Apa yang paling menarik dari lomba pacuan kuda? Benar sekali! Saat saat terakhir menjelang garis finish, kuda kuda nomor berapa yang ada didepan. Ini sama dengan kegiatan procurement ketika melempar tender dan beberapa saat kemudian ada beberapa supplier yang berada didepan, untuk diputuskan siapa yang menang. Disaat itulah moment yang paling menarik bagi purchasing, yaitu mulainya proses negosiasi.

Dengan Supplier mana kita negosiasi ?
Negosiasi dimulai dari pemilihan diantara supplier supplier peserta tender, haruskah 3 besar calaon pemenang saja ataukah dengan semua supplier. Apakah supplier yang paling lemah harus diberikan kesempatan juga?
Saya mempunyai aturan main seperti berikut ini.
Bahwa saya mempunyai daftar supplier yang seringkali menang karena kriteria harga dan lain lain. Bila ada supplier lain yang dibawah rangking mereka dan memberikan harga yang tinggi, maka disaat semua supplier menyerahkan harga, langsung kita lihat dan hari itu juga sampaikan permintaan penurunan harga kepada semua supplier. Saya tidak perlu menunggu tanggal penutupan tender, karena toh mereka akan menjawab dalam kurun waktu tersebut. Dengan demikian kita akan mendapatkan hasil maksimal secara cepat dan memutuskan supplier mana yang membawa kita kepada kemenangan.

Adilkah ini?
Menurut saya ini sangat adil, karena kita akan membimbing semua supplier menyerahkan harga terbaik kepada kita di tender berikutnya. Kita memberi kesempatan luas kepada setiap supplier untuk memberikan penurunan harga mendekati keinginan kita.
Dengan cara ini benefit bagi kita adalah:
1. Memperluas alternatif supplier, jadi mencegah terjadinya 'incumbent supplier' dengan memberi kesempatan yang sama dalam negosiasi.
2. Memperpendek waktu keseluruhan proses tender, karena tidak perlu untuk memulai negosiasi setelah waktu tender berakhir.
3. Supplier akan menghormati kita karena mereka selalu menerima feedback atas tawaran harga awal mereka.

Dalam 4 atau 5 tender berikutnya saya yakin, supplier supplier akan memberikan harga yang paling optimal. Mereka akan mengerti harga yang kompetitif, dan mereka mengerti keseriusan kita melakukan tender.

Hati hati dalam negosiasi, gembiralah...

Hal hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam bernegosiasi perlu kita cermati sebagai seorang purchaser. Menarik dan sangat simple, mengenai persiapan, taktik, dan anjuran anjuran yang ternyata sering kita alami dalam kehidupan sehari hari.

1. Advance research, atau meneliti terlebih dahulu tentang apa yang akan menjadi harga kita.
Riset ini akan sangat mempengaruhi hasil negosiasi. Jika kita tidak mengetahui terlebih dahulu apa itu win win solution dari apa yang kita negosiasikan maka kita tidak akan mempunyai arah yang jelas. Ujung ujungnya kita akan merasa win padahal itu hanya sedikit saja.

2. Selalu siap untuk berkata tidak.
Jika anda sudah melakukan tawar menawar sekian lama dengan sales mobil, anda harus berani mengatakan "tidak, harga mobil ini tidak sesuai dengan yang saya harapkan" Dan yakinlah, anda akan terkejut melihat sales tersebut langsung memberikan sekian penurunan harga. Jadi, siapkan berkata tidak walaupun negosiasi sudah berjalan berhari hari lamanya karena akan selalu ada tawar menawar.

3. Fly solo, satu suara.
Jangan sampai anda menawar harga rumah mengajak teman anda, dia akan menambah bingung dengan pendapatnya sendiri tentang cat, bentuk genting, tetangga, dll.
Ciptakan satu suara jika anda harus bersama tim dalam negosiasi, latih sebelum bertanding.

4. Bertemulah dengan sang kapten.
Seberapa sering kita melakukan negosiasi dengan orang yang kurang tepat, dengan orang yang bukan pengambil keputusan. Untuk itu, yakinkan bahwa anda hanya akan benar benar yakin mendapatkan win win dari sang kapten. Jangan ragu untuk bertanya 'apakah anda orang yang akan mengambil keputusan?'

Selamat bernegosiasi, bergembiralah....

Power exploitation dalam bernegosiasi

Tetap semangat !

Salah satu langkah dalam mempersiapkan negosiasi adalah mengerti keseimbangan penggunaan kekuatan terhadap lawan. Kita sepakati dahulu bahwa penggunaan kekuatan adalah untuk mempengaruhi sikap dan perilaku lawan. Menurut Karras dalam The Negotiation Games beberapa prinsip kekuatan dalam negosiasi antara penjual dan pembeli adalah sebagai berikut:

1. Power selalu relatif, tidak ada yang senang menggunakan kekuatan penuh.

2. Power bisa dalam bentuk yang jelas atau juga dalam bentuk yang samar samar. Contoh; walaupun buyer mempunyai posisi yang lebih unggul misalnya, tetapi kalau hal tersebut sampai terlihat oleh seller, maka bisa terjadi power itu tidak akan menguntungkan.

3. Power bisa terlihat tanpa harus di umumkan, jika lawan sadar bahwa kita bisa saja bertindak menekan, maka lawan memilih lebih baik tidak bertindak berlebihan yang bisa memancing kita menggunakan kekuatan penuh.

4. Power akan selalu ada batasnya, karena peraturan pemerintah, situasi, maupun persaingan masa lalu.

5. Power tidak akan bisa dipisahkan dengan caranya di tunjukkan. Seller maupun buyer tidak suka dengan menekan terlalu keras, karena sadar bahwa itu tidak akan menumbuhkan loyalitas.

6. Power selalu berubah mengikuti perkembangan jaman, dan selalu akan seimbang antara keuntungan dan kontribusi dari masing masing pihak yang bernegosiasi. 

 

Negosiasi antara purchaser dengan supplier selalu terjadi dengan cara yang unik dan hasil yang juga sangat bervariatif. Hanya niat baik yang mempertemukan mereka dalam negosiasi negosiasi berikutnya.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Negotiation - Goal setting behaviour

Masih dalam negosiasi.

Secara sadar atau tidak, seorang purchaser selalu sudah menentukan goalnya atau sasarannya. Memilih sebuah mobil cadillac atau mobil volvo menggambarkan tujuan yang ingin dicapainya. Memilih terus bekerja tanpa pernah mengasah ilmu lainnya menunjukkan kemana arah sasarannya.

 

Orang yang memutuskan untuk berhenti kuliah dan meneruskan karir lain menunjukkan sasaran masa depannya.

Level aspirasi seseorang menunjukkan keinginan untuk mencapai sasaran. Aspirasi menunjukkan seberapa serius dia menginginkan sesuatu dan itu menjadi standard yang akan melekat di dalam dirinya. Kegagalan mencapai sasaran akan mengikis rasa hormat terhadap deirinya sendiri, untuk itu menata sasaran demikian penting bagi kita umumnya, demikian juga dengan purchaser dalam melakukan negosiasi.

 

Untuk melakukan negosiasi kita menginginkan seseorang dengan niat akan sasaran keberhasilan yang tinggi dan mampu berkomitmen untuk melakukan usaha usaha untuk mencapainya. Kuncinya adalah untuk keuntungan perusahaan bukan dirinya semata.

 

Goal setting behaviour sangat berpengaruh terhadap masa depan dirinya sendiri, apakah sekedar ingin cepat kaya atau ingin menjadi purchaser yang dihormati para supplier.

 

Tetap semangat.
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Sukses negosiasi dan karakter yang dibutuhkan.

Dalam dunia pengadaan negosiasi merupakan hal penting, namun demikian
belum banyak dikuak modal apa yang harus dimiliki oleh seorang
purchaser.
Beberapa Senior Purchasing Executive sepakat untuk memberikan arahan
tentang karakter karakter penting untuk melakukan tindakan negosiasi.
Berikut adalah uraiannya :
1. Karakter Planning, dibutuhkan dalam rangka pencapaian hasil
negosiasi yang optimal menurut target yang telah dicanangkan.
2. Karakter Power exploitation, saat saat dimana suasana negosiasi
membutuhkan tindakan agresif.
3. Karakter Personal integrity, dalam hubungan sosial kebutuhan untuk
tetap jujur dan tegas adalah modal keberhasilan negosiasi.
4. Karakter Clear Thinking under stress, suasana negosiasi yang panas,
dengan tekanan tekanan yang berat, harus tetap bisa berpikir jernih.
5. Karakter Verbal clarity, bicara yang jelas saat mengkomunikasikan informasi.
6. Karakter Gain opponent respect, adakalanya meskipun tampil agresif,
menyerang, atau mengalah lawan negosiasi tetap menaruh hormat yang
tinggi.

Karakter lain yang mendukung keberhasilan negosiasi tentunya masih
banyak seperti kecerdasan umum, bekal ilmu pengetahuan, kesabaran dan
lain lain, namun ke enam hal diatas merupakan karakter rangking
teratas (The Negotiation Games - Chester l-Karras)

Menjadi negotiator yang handal ?

Salah satu hal yang paling sering kita lakukan dalam pekerjaan adalah bernegosiasi. Dan tentunya tidak dengan 'apa adanya' kita bernegosiasi jika ingin berhasil.

Ada beberapa tinjauan mengenai apa yang membuat seseorang menjadi negosiator ulung.

 

Karakter seorang executive menjadi referensi awal, mengingat mereka inilah pelaku negosiasi di tingkat tinggi. Yang membuat mereka berhasil adalah achievement oriented atau semangat untuk berhasil, decisive atau berpendirian kuat, intelligent atau cerdas, well organized atau rapi, imaginative atau mempunyai proyeksi kedepan, confident atau percaya diri, sensitive atau peka terhadap perubahan, dan tolerant of uncertainty atau mampu menghadapi ketidakpastian.

Karakter executive ini tidak banyak dari kita yang memiliki. 

 

Kemudian karakter seorang duta besar atau ambasador, yang bermain negosiasi pada level lebih tinggi, yaitu negosiasi antar negara. Keberhasilan mereka di pengaruhi oleh thruthfulness atau keberanian mengemukakan kebenaran, moral accuracy atau moral yang baik, calmness atau ketenangan, tolerance atau mampu bertoleransi, patience atau sabar, dignity atau menghargai diri sendiri dengan baik, dan loyalty atau kesetiaan pada negara. Bahkan ada yang menambahkan duta besar menguasai dengan sangat baik tentang discernment atau menilai sesuatu, prudence atau memberi perhatian, dan courage atau keberanian.

 

 
Tetap semangat,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Kapan kita bisa melakukan buying exploitation ?

Salam tetap semangat !!

 

Coba kita renungkan pertanyaan di atas. Secara awam kita pasti menghendaki para purchaser harus mati matian mengeksploitasi segala cara untuk mengadakan barang atau jasa setiap saat. Secara awam kita akan puas bila kita dapatkan barang dengan harga yang murah. Tidak salah dengan hal itu namun coba kita lebih cermati dengan hati hati keadaan sebagai berikut.

 

1.       Sebuah produk mempunyai karakteristik resiko kelangkaan kecil, tetapi sangat mempengaruhi profit kita.

2.       Produk dengan karakteristik resiko kelangkaan besar sekaligus sangat mempengaruhi profit kita.

 

Keadaan nomor 2, kesempatan untuk mengeksploitasi pembelian jelas akan menanggung resiko kelangkaan yang tinggi, karena memang jarang yang menjual produk tersebut.

 

Dan, menurut saya keadaan nomor 1 lah yang akan memberikan kita kesempatan untuk melakukan exploitasi pembelian untuk mendapatkan harga yang murah, sehingga profit kita akan makin tinggi. Kenapa, karena resiko kelangkaan barang kecil yang artinya banyak dipasaran, banyak pilihan supplier, dan hargapun sangat bervariasi.

 

Nah, kembali lagi saya ucapkan selamat bekerja kepada anda, mulailah dengan memilah milah katagori barang atau jasa yang anda butuhkan dengan seksama.

Bila supplier lebih mendominasi, strategi apa yang tepat?

Tetap semangat !

Setidaknya material atau jasa dipengaruhi oleh tingkat dominasi dari supplier atau pemasok. Contoh dalam pembuatan satelit seperti ini, pastilah ada beberapa material dan jasa yang di dominasi oleh supplier tertentu, sehingga resiko kelangkaan akan cukup tinggi. Tetapi performa mereka cukup bagus.  Strategi ini haruslah dengan tujuan kelancaran produksi, bila supplier terlalu mendominasi maka akan terjadi monopoli, kita harus menerima hal itu. Dalam artian strategi kita adalah Accept a locked-in partnership.  Kedua belah pihak bekerjasama hanya dalam waktu tertentu saja, tidak harus dalam jangka panjang. Sasarannya adalah proyek terlaksana sesuai target.

 

Jika dominasi supplier demikian besar, tetapi tidak menunjukkan performa yang bagus sehingga resiko kelangkaan tinggi, dan tidak ada celah untuk mengajak bekerjasama karena mereka memang berniat untuk mendikte, maka harus diambil langkah Terminate a partnership. Artinya ganti supplier untuk mengurangi resiko kelangkaan yang berkelanjutan.

Selamat bekerja