The TOXIC Purchaser

Hati hati, mungkin beberapa purchaser anda termasuk dalam katagori ini. Temukan tanda tanda seperti menumpuknya masalah dengan suppliernya, nota komplain dari bagian kualitas barang dan jasa yang dibelinya, menumpuknya order yang tidak bisa dibayar karena dokumen tidak lengkap, dan lain lain.

Purchaser katagori ini sangat membahayakan perusahaan, khususnya dalam hal rantai pasokan. Bagaimana mungkin pasokan kita akan stabil bila hubungan dengan supplier tidak harmonis? Alih alih memberikan kemudahan pasokan mereka malah banyak menyelesaikan masalah yang masih menumpuk dibelakang.

Bagaimana cara mengetahuinya?
Sebagai manager purchasing anda mempunyai access ke semua supplier, check semua status order secara periodik-paling bagus sebulan sekali-. Kemudian cross check dengan supplier apakah ada kendala dalam berbisnis dengan para purchaser, lihat juga laporan departemen kualitas barang adakah temuan cacat kualitas, dapatkan pula status pembayaran atas tagihan vendor apakah ada yang ditunda karena masalah purchaser anda, check apakah semua supplier mendapatkan perlakuan yang adil dari purchaser anda, dan ada baiknya masing masing purchaser melaporkan tiap bulan apa status semua pekerjaan mereka.

Bagaimana mengatasinya?
Pekerjaan purchasing adalah pekerjaan seni, dari seni yang sederhana sampai seni yang kompleks. Dari sekedar seni berkomunikasi sampai seni bernegosiasi dengan segala persiapannya. Pekerjaan purchasing juga pekerjaan administratif, yang membutuhkan kerelaan personilnya untuk membagi waktu dengan baik antara administratif dan bisnis.

Satu hal penting yang harus dimulai adalah Cures procrastination. Cabut kebiasaan 'menunda' pekerjaan. Berikan ketuntasan pekerjaan sebagai kualitas standard.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Pekerjaan akhir tahun, kupas dan tuntaskan.

Tiba tiba terjadi tumpukan pekerjaan diawal tahun 2010. Rasanya kurang manpower untuk menyelesaikannya karena semua masih sibuk dengan urusan menyelesaikan masalah tahun lalu. Bagaimana hal itu bisa terjadi ?

Pertemuan saya dengan teman lama yang dahulu sama sama bekerja disebuah seksi purchasing perusahaan perawatan mesin, sungguh meninggalkan tanda tanya besar. Dia menyampaikan bahwa tahun ini mereka terbebani dengan penyelesaian masalah tahun 2008. Seksi ini terus dihujani target target baru 2009 yang tentu saja hanya bisa dihandle tidak lebih dari 60% walaupun jumlah manpower terbilang cukup.

Pentingnya kontrol ketuntasan setiap proses.
Hal diatas bisa terjadi karena beberapa hal yang intinya adalah penguasan kontrol proses oleh manajemen. Kontrol terhadap proses, maksudnya adalah mengetahui status setiap proses, misalnya order kapan diterbitkan harus tercatat pula kapan dituntaskan. Catatan temuan terhadap cacat kualitas barang yang diterima, catatan kekuranglengkapan dokumen pendukung order yang sudah diterbitkan, bahkan kekurangan tanda tangan pada lembar order adalah hal hal yang harus diselesaikan secepatnya.

Secara periodik manager purchasing harus melihat catatan catatan diatas dan secara rinci hal hal dibawah inilah yang harus dilihat dan ditindaklanjuti:
1. Status order: berapa total yang order yang diterbitkan, berapa yang masih open, dan berapa yang sudah tuntas.
2. Dari order yang masih open: apa masalahnya, apa penyebabnya, bahkan masih perlukah dilanjutkan.
3. Terhadap temuan cacat kualitas: berapa yang masih perlu diklarifikasi.
4. Terhadap order uang sudah tuntas: berapa yang siap dibayar kepada suppliernya, berapa yang harganya masih dalam klarifikasi.

Setelah hal hal diatas ditemukan harus segera diambil langkah penyelesaian dibulan Desember ini juga. Kerahkan man power untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan target selesai sebelum tanggal 24 Desember.

Dengan demikian memasuki tahun baru kita tidak akan terbebani dengan problem di seksi kita. Dan kitapun lebih siap memproses rencana rencana baru ditahun kedepan.

Selamat bekerja.
Tosan S

Inventory value management

Baru baru ini saya bertemu dengan beberapa purchaser di sebuah workshop material management di Jakarta. Yang dibahas adalah optimalisasi material management menghadapi tantangan yang makin besar dalam industri perawatan mesin alat alat berat.
Selama workshop berlangsung ada beberapa lini yang harus diperbaiki, yaitu perbaikan tingkat MIT (material in transit), optimalisasi perencanaan material, dan perbaikan tingkat service level terhadap produksi.

Optimalisasi perencanaan material.
Saya tertarik dengan beberapa konsep yang ditawarkan dalam lini perencanaan material. Mereka mentargetkan bahwa inventory value atau nilai gudang mereka berkurang 60% dalam 1 tahun. Untuk diketahui nilai gudang mereka saat ini lebih dari 2,5 juta USD, nilai yang tidak proporsional untuk bisnis mereka.
Beberapa konsep tersebut adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan keakuratan forecasting atau peramalan situasi kedepan, berapa nilai bisnis, siapa pelanggannya, situasi keuangan perusahaan maupun dunia luar, situasi pasokan spare part termasuk pemasoknya, dn lain lain.
2. Meningkatkan perbaikan proses pengadaan, meliputi Supplier Relationship Management, peningkatan skill para purchasernya, maupun menajamkan KPI KPI atau sasaran sasaran pencapaian.
3. Menurunkan nilai gudang dengan menjual sebagai langkah jangka pendek.
4. Membuat perjanjian strategis seperti consignment dengan vendor.

Consignment management.
Menurut informasi, sebenarnya mereka sudah mempunyai perjanjian consignment dengan vendor asal Hongkong selama 2 tahun ini, namun program itu tidak bejalan sukses. Adalah kesalahan pemilihan material yang membuat kegagalan tersebut. Pada waktu itu mereka memutuskan untuk memilih item item material tertentu untuk di consignmentkan, namun belakangan baru diketahui bahwa item item tersebut nilainya hanya 20% dari total kebutuhan material untuk perawatan mesin. Sehingga yang terjadi adalah mereka harus membeli sendiri 80% material untuk mencukupi kebutuhan dan 80% material itu adalah yang harganya mahal, dan sulit didapat dipasaran.

Saya akhirnya bisa menarik benang merah kenapa nilai gudang mereka sangat tinggi, yaitu karena mereka harus mengisi sendiri kebutuhan yang nilainya 80%, sedangkan gudang consignment hanya menanggung 20% nya saja.
Sehingga menurut saya langkah untuk merubah item item yang akan di consignment menjadi sebuah tuntutan, yaitu material yang sulit didapat dipasaran, yang kontribusinya 80% terhadap kelangsungan produksi dan yang penting nilai gudang akan turun drastis.

Salam,
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com
 

Keterbukaan kondisi finansial dalam sebuah partnership.

Salam semuanya,

Baru baru ini saya mendapat informasi dari seorang rekan purchaser, bahwa supplier utama mereka terancam gulung tikar. Hanya diberikan waktu 3 bulan sebelum akhirnya mereka benar benar tidak mampu melanjutkan hubungan.

Supplier itu tidak mampu bertahan dari gelombang tsunami krisis finansial global, padahal mereka telah berbisnis di 3 negara bersama perusahaan perusahaan multi nasional.

 

Kondisi buruknya finansial hampir disemua perusahaan besar benar benar terjadi dan tidak pandang bulu. Bila pengaturan bisnis mereka tidak rapi, tidak pandai menentukan arah startegis, maka terjadilah salah langkah yang bisa berakibat fatal.

 

Dewasa ini ada kecenderungan baik supplier maupun buyer mengatur prinsip prinsip saling keterbukaan dalam memberikan informasi kondisi keuangan masing masing pihak. Secara periodik pimpinan pimpinan partnership akan bertemu dan membahas pencapaian sales yang ujung ujungnya adalah masing masing pihak memahami posisi mereka kedepan. Dan dengan pemberitahuan 3 bulan sebelum pemutusan partnership merupakan karena kondisi keuangan akan memberi kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan alternatif supplier, dan menyelesaikan kewajiban keuangan maupun kewajiban lainnya.

 

Dimasa mendatang seorang purchaser harus mampu membuat keputusan yang lebih strategis dalam Supplier Relationship Management, harus pandai pandai memberikan informasi kondisi keuangan perusahaan kepada supplier dan sebaliknya harus pandai pandai mendapatkan informasi kondisi keuangan dari supplier suppliernya.

 

Salam semangat !!

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Apakah Supplier anda percaya pada anda?

Mungkin purchaser akan bertanya tentang apa pentingnya kepercayaan supplier? Mengapa harus diukur?
Jawabnya adalah yes.., sangat perlu mengetahui tingkat kepercayaan supplier kepada kita karena alasan performance dan profit perusahaan.

Jika supplier tidak menaruh kepercayaan kepada purchaser maka yang akan terjadi adalah tidak totalnya pelayanan mereka.

Supplier tidak percaya bahwa kita akan membuat keputusan yang fair, maka mereka akan cenderung mencari sendiri hal hal yang bisa dilakukan untuk mempengaruhi keputusan. Hal ini akan menyita waktu mereka untuk fokus pada bisnis, fokus pada pelayanan.

Supplier yang tersita waktunya untuk hal hal diatas, tidak mungkin melakukan kreatifitas dalam pelayanan sehingga kitapun akan terjebak dalam keajegan produk. Coba kalau pesaing kita memiliki kepercayaan yang tinggi dari suppliernya, mereka akan lebih kreatif dalam inovasi produk karena didukung oleh supplier yang kreatif, akan meninggalkan kita dalam persaingan pasar, akibatnya profit mereka lebih baik dari kita.

Bagaimana membina kepercayaan dengam supplier.
Beberapa hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Fokuslah pada pendapat para supplier terhadap kita. Jangan tanya hanya pada satu dua supplier, tanyalah kepada dari yang loyal, dari yang biasa saja dan dari yang paling buruk. Tidak semua pendapat mereka adalah cerminan kita, namun perhatikan manfaat dari berbagai pendapat ini.
2. Akomodasi hal hal apa yang mereka harapkan, dengarkan dengan baik, dan berikan tindaklanjut yang benar. Ada hal hal yang mereka tidak katakan tetapi mereka harapkan sebenarnya, tuluslah dalam hal ini sehingga kita mampu menggali kebutuhan mereka.
3. Lakukan kunjungan informal untuk menunjukkan perhatian kita terhadap kepentingan mereka. Ini akan menunjukkan kepada mereka betapa kita serius berbisnis dengan mereka.

Seperti layaknya perhatian kita terhadap mereka maka merekapun akan menaruh kepercayaan tinggi kepada kita. Dan performance perusahaan serta profit perusahaan akan mudah dikendalikan. Kalau kita mempunyai kepercayaan yang tinggi dari supplier kita, maka kita akan siap bersaing dengan perusahaan lain.

Selamat bekerja.
Tosan S

Power exploitation dalam bernegosiasi

Tetap semangat !

Salah satu langkah dalam mempersiapkan negosiasi adalah mengerti keseimbangan penggunaan kekuatan terhadap lawan. Kita sepakati dahulu bahwa penggunaan kekuatan adalah untuk mempengaruhi sikap dan perilaku lawan. Menurut Karras dalam The Negotiation Games beberapa prinsip kekuatan dalam negosiasi antara penjual dan pembeli adalah sebagai berikut:

1. Power selalu relatif, tidak ada yang senang menggunakan kekuatan penuh.

2. Power bisa dalam bentuk yang jelas atau juga dalam bentuk yang samar samar. Contoh; walaupun buyer mempunyai posisi yang lebih unggul misalnya, tetapi kalau hal tersebut sampai terlihat oleh seller, maka bisa terjadi power itu tidak akan menguntungkan.

3. Power bisa terlihat tanpa harus di umumkan, jika lawan sadar bahwa kita bisa saja bertindak menekan, maka lawan memilih lebih baik tidak bertindak berlebihan yang bisa memancing kita menggunakan kekuatan penuh.

4. Power akan selalu ada batasnya, karena peraturan pemerintah, situasi, maupun persaingan masa lalu.

5. Power tidak akan bisa dipisahkan dengan caranya di tunjukkan. Seller maupun buyer tidak suka dengan menekan terlalu keras, karena sadar bahwa itu tidak akan menumbuhkan loyalitas.

6. Power selalu berubah mengikuti perkembangan jaman, dan selalu akan seimbang antara keuntungan dan kontribusi dari masing masing pihak yang bernegosiasi. 

 

Negosiasi antara purchaser dengan supplier selalu terjadi dengan cara yang unik dan hasil yang juga sangat bervariatif. Hanya niat baik yang mempertemukan mereka dalam negosiasi negosiasi berikutnya.

Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Global visibility, tracking order status.

TEST 7 DETIK
Sebutkan sejumlah kegiatan anda sebagai purchaser dalam hal mengetahui status pembelian anda, misalkan status order. Ajukan pertanyaan bisakah saya mendapatkan data status semua order, kalau BISA, pertanyaan selanjutnya adalah bisakah data itu didapat dalam 7 detik? Kalau anda tidak dapat menjawab dua pertanyaan tersebut berarti anda dalam keadaan supply blind visibility atau kebutaan. Sebuah kondisi yang buruk dalam bisnis yang super cepat dimasa kini dan seterusnya.

Kita memang bisa mendapatkan data status order namun dengan beberapa langkah pengechekkan yang membutuhkan waktu banyak. Dan kita memang mempunyai access ke pemasok, ke distributor, bahkan ke biro pengiriman, namun jika access itu didapat dengan waktu yang lama maka itu belum cukup.

GLOBAL VISIBILITY.
Masalah timbul bukan melulu karena kita tidak mempunyai program atau teknology IT yang otomatis, namun lebih karena kita tidak mampu mengatur lalu lintas informasi. Inti dari global visibility adalah kemampuan untuk mengambil data data dari seluruh jaringan pemasok dan mencatatnya dalam sebuah data pusat secara cepat dan akurat. Data pusat ini tidaklah harus canggih, cukup excell dengan beberapa hyperlink, cukup dengan kesimpulan dengan pivot table dalam program excell juga.

Banyak purchaser yang menyimpan data data dari pemasok namun hanya disimpan dikepala masing masing. Bahkan hanya sekedar dibaca lalu ditutup tanpa tindak lanjut apapun. Ada juga yang sempat mengeprint dari email namun kemudian hanya ditumpuk di meja.
Hal yang seharusnya segera kita tinggalkan, harus kita tetapkan bahwa status order harus bisa didapatkan dalam waktu singkat dan akurat tentunya.

Tetap semangat !

Integrasi data rantai pasokan, kunci dari profit.

Dalam supply chain management, data yang berdiri sendiri dari masing masing rantai akan menimbulkan biaya yang tinggi, membuat tidak fleksibel, dan akibatnya profitpun terancam. Bagaimana mengubahnya, berikut risalah tulisan dari F John Reh, About.com.

 

Integrasi Data.

Ketika perusahaan mulai berdiri, tidak banyak data yang diperlukan. Hampir semua data disimpan dalam kepala seorang pemilik perusahaan, pemasok atau pelanggan mendapatkan data dengan bicara panjang lebar.

Kemudian dengan berkembangnya perusahaan, maka mulailah data dibuat di beberapa tempat oleh beberapa orang, misalnya data produksi, data finansial, dan data marketing. Dan bicara panjang lebarpun sudah tidak bisa membuat data terkumpul dengan cepat, akibatnya proses finansial perusahaan jadi melambat, marketing jadi menurun, dan produksi jadi bulan bulanan. Akhirnya tumbuhlah kebutuhan untuk merangkum data data tersebut secara periodik, mingguan atau harian. Dan saat ini, dunia bisnis sudah membutuhkan lebih dari rangkuman periodik, dunia bisnis saat ini membutuhkan data yang saling terikat setiap saat, saling terhubung setiap saat, dan data yang akurat setiap saat. Real Time Visibility sudah dimulai.

Kunci sukses dan profit perusahaan perusahaan saat ini dan dimasa mendatang adalah seberapa cepat data terintegrasi dan seberapa akurat data tersebut. Dan itu melalui penguasaan teknologi informasi.

 

Langkah langkah integrasi data.

Untuk menata data data memang terdengar mudah, namun sangat besar tantangannya. Selain penguasaan teknologi informasi, dibutuhkan  visi yang kuat, kemauan baja, kesabaran biksu, dan kedewasaan untuk mencapainya. Namun begitu berikut langkah langkah menuju data yang terintegrasi

1. Tentukan data data apa yang perlu di integrasikan [misal: finansial, purchasing, produksi, dan customer service].

2, Tunjuk siapa yang mengumpulkan dan mengolah data data tersebut.

3. Tentukan siapa pemilik data hasil integrasi tersebut, sebagai penanggungjawab atas kualitasnya.

4. Diskusi dengan pemilik data tersebut tentang apa yang diinginkan dari data integrasi itu, bukan hanya apa yang bisa didapatkan.

5. Tentukan bahasa standard, dan tempat dimana data itu akan diproses, diolah dan disimpan.

6. Adakan proses pengadaan berdasarkan hasil hasil spesifikasi diatas.

7. Terus satukan persepsi bahwa data itu nantinya adalah data integrasi dari perusahaan bukan lagi data masing masing bagian.

8. Aktifkan sistem integrasi data yang baru dan segera matikan sistem yang lama.

9. Saatnya memperhatikan dan mengevaluasi, apakah finansial status membaik.

 

Dengan integrasi data ini kita akan mengurangi biaya biaya produksi, meningkatkan produktifitas, dan profit akan terkontrol.

 
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Apakah Supply Chain anda buruk ?

Tetap semangat..!

Pertanyaan diatas sering mengemuka akhir akhir ini. Apakah rantai pasokan anda memburuk? Terlihat dari hal hal dibawah inikah:

1. Ditinggal pemasok karena hutang yang belum terlunasi?

2. Ditinggal supplier karena perusahaan mereka merugi ?

3. Pergerakan akuisisi dari supplier ke supplier lainnya di luar sana?

4. Purchaser anda di bajak oleh perusahaan lain?

 

Mari kita diskusi di forum blog ini, mengapa rantai pasokan kita memburuk akhir akhir ini. Atau boleh juga mengapa ada perusahaan yang masih stabil rantai pasokannya.

Salam,
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

3 alasan utama membentuk supplier collaboration.

Supply chain dalam era yang sarat dengan persaingan sekarang ini akan sulit untuk tetap berdiri sendiri. Masa lalu memungkinkan sebuah perusahaan menguasai rantai pasokan dari hulu ke hilir dikarenakan perusahaan masih ingin melakukan kontrol produk secara ketat. Hal ini juga menguntunglan bagi pemasok karena memang tidak dinamisnya kondisi waktu itu.

Kembali ke masa sekarang, perubahan besar dalam aliran informasi sangat mengganggu kestabilan rantai pemasok. Informasi yang tersedia menjadikan pemasok mendapat kesempatan untuk melirik perusahaan lain, mungkin harga yang lebih baik, mutu yang tidak harus tinggi, dan ada pula untuk menyesuaikan dengan produktifitas internalnya.

Alasan pertama untuk melakukan kolaborasi dengan supplier adalah untuk mendapatkan kestabilan pasokan dalam harga, mutu terjaga, dan pemenuhan pasar.
Alasan kedua adalah untuk mendapatkan kesempatan meningkatkan mutu produk dimasa mendatang, meningkatkan produktifitas, dan meningkatkan keuntungan bersama.
Alasan ketiga adalah dengan kolaborasi akan dimungkinkan untuk melakukan riset bersama sama dalam strategi pemasaran yang didukung oleh strategi pasokan yang handal.

Negotiation - Goal setting behaviour

Masih dalam negosiasi.

Secara sadar atau tidak, seorang purchaser selalu sudah menentukan goalnya atau sasarannya. Memilih sebuah mobil cadillac atau mobil volvo menggambarkan tujuan yang ingin dicapainya. Memilih terus bekerja tanpa pernah mengasah ilmu lainnya menunjukkan kemana arah sasarannya.

 

Orang yang memutuskan untuk berhenti kuliah dan meneruskan karir lain menunjukkan sasaran masa depannya.

Level aspirasi seseorang menunjukkan keinginan untuk mencapai sasaran. Aspirasi menunjukkan seberapa serius dia menginginkan sesuatu dan itu menjadi standard yang akan melekat di dalam dirinya. Kegagalan mencapai sasaran akan mengikis rasa hormat terhadap deirinya sendiri, untuk itu menata sasaran demikian penting bagi kita umumnya, demikian juga dengan purchaser dalam melakukan negosiasi.

 

Untuk melakukan negosiasi kita menginginkan seseorang dengan niat akan sasaran keberhasilan yang tinggi dan mampu berkomitmen untuk melakukan usaha usaha untuk mencapainya. Kuncinya adalah untuk keuntungan perusahaan bukan dirinya semata.

 

Goal setting behaviour sangat berpengaruh terhadap masa depan dirinya sendiri, apakah sekedar ingin cepat kaya atau ingin menjadi purchaser yang dihormati para supplier.

 

Tetap semangat.
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Nokia supply chain, supplier performance terjaga ?

Sebagai salah satu leader dalam industri telepon genggam Nokia mengatur rantai pasokan dengan cara yang bagus. Bagaimana untuk memenuhi permintaan pasar diseluruh dunia dengan stabil tentunya sangat dipengaruhi oleh rantai pasokan yang baik, dalam hal ini supplier yang baik.

Nokia menerapkan tentang keterbukaan dan kepercayaan sebegai aspek utama, karena dengan dua hal tersebut maka performance supplier akan kelihatan secara jelas, hal ini akan memudahkan langkah langkah peningkatan keseluruhan sistim pasokan.

Adalah E-TASC sebuah sistem Electronic Tool for Accountable Supply Chain, yang diperkenalkan pada tahun 2009 ini untuk memungkinkan para pemasok mengisikan data Self Assesment Quesionair secara real time. Supplier mengisikan data secara langsung ke dalam web tersebut.

Para supplier akan memberikan data tentang bagaimana performance mereka terhadap program program yang ditawarkan Nokia. Hal ini akan di nilai oleh para assessor dengan sangat teliti.
Selanjutnya Nokia akan mengaudit secara langsung fasilitas supplier tersebut untuk mengetahui kebenaran dari yang disampaikan dalam quesionair, apakah sudah sesuai dengan rencana produksi Nokia.

Hal penting dalam pemilihan supplier yang diterapkan Nokia adalah kepatuhan terhadap isu lingkungan, limbah, perlakuan karyawan yang adil, dan kemungkinan untuk meningkatkan performance.

Green Supply Chain starting.

PULSA edisi terbaru, seperti biasa menawarkan model HP HP murah, yang ternyata makin murah dari waktu kewaktu. Merk Nokia, Samsung, O2 bersaing ketat dengan merk lokal macam Imo, Nexian dan lain lain.
Yang patut kita acungi jempol adalah merk besar tersebut tetap berada pada model bisnis yang menghormati lingkungan, alam, dan manusia penggunanya.

Ethical environtment and procurement supply chain conduct.
Secara tegas Nokia, Samsung, dan Telefonica O2 mengatur sebuah aturan terhadap supplier mereka. Isinya hampir sama yaitu tentang penggunaan material termasuk pengolahan limbah, keamanan produk bagi pemakainya, hubungan antara management dan karyawannya. Setiap supplier harus mematuhi aturan tersebut dengan sistim audit yang baik.

Lantas bagaimana dengan merk local, apakah aturan mereka sama?

Selamat weekend.

Information availability, apa pengaruhnya terhadap rantai pasokan?

Tetap semangat !

Perusahaan perusahaan sedang menghadapi tantangan tantangan besar yang tak terhitung jumlahnya dalam bisnis dan rantai pasokan. Tantangan itu meliputi persaingan global yang makin brutal, makin kompleksnya rantai pasokan, kebutuhan untuk berkembang dalam marketing sekaligus dalam sumber pasokan, desakan kuat untuk menurunkan biaya biaya, menurunkan proses produksi, menghadapi permintaan yang berubah cepat dan masih banyak lagi.

 

Disaat yang sama, ketersediaan informasi juga mengalami perubahan besar yang ikut merubah pola rantai pasokan global. Sekarang ini kita sudah mengakhiri hirarki informasi konvensional, saat ini kita mulai memasuki era 'real time supply chain'. Era dimana informasi pergerakan rantai pasokan tersedia disaat yang sama dengan pergerakan barang, era dimana informasi tersebut bisa di access secara global oleh pesaing maupun partner. Era ketelanjangan situasi pasar, the real time supply chain visiblility

 

Mengutip kata kata Nick LaHowchic baru baru ini bahwa mulai banyak perusahaan rantai pasokan yang menawarkan kerjasama dalam sharing informasi secara real time. Bahwa kita berada dalam era 'zero latency', yang menggiring kita untuk mulai membuat rantai pasokan bekerja efektif, menggiring kita untuk mengatur ulang dalam perencanaan dan pelaksanaan.

 

Selama ini perencanaan selalu dibedakan dengan pelaksanaan, namun dengan real time informastion visibility seperti sekarng ini, feedback terhadap sebuah perencanaan bisa tersedia sejak dini. Jadi perencanaan dan pelaksanaan adalah menjadi sebuah integrasi kuat yang tidak bisa dipisahkan lagi. Dan dari hasil survey lebih dari 300 perusahaan dunia, 92% responden memperkirakan integrasi perencanaan dan pelaksanaan akan makin kuat kebutuhannya.

 
Tosan S
http://thepurchaser.blogspot.com

Pekerjaan administrasi Purchaser

Pekerjaan ini seringkali dianggap sepele oleh para Purchaser, "Ah,
kita selesaikan nanti sajalah.." kata yang sering terdengar dari
mereka.

Pekerjaan administrasi seperti memfotocopy dokumen, memilah dokumen,
menyatukan menurut urutan lampiran yang benar, tandatangan yang
komplit, menyeleksi email atau komunikasi lainnya sungguh membutuhkan
usaha dan waktu yang besar. Karena selalu ada keinginan untuk menunda
karena dianggap tidak penting sehingga menumpuk makin banyak sampai
akhirnya meledak menjadi pekerjaan yang sangat melelahkan dan
menjemukan.

Seorang Purchaser harus benar benar menyadari bahwa totalitas
pekerjaan mereka adalah meliputi pekerjaan administrasi seperti
diatas. Mereka harus menyadari bahwa dokumen dokumen pembelian harus
diaudit tiap akhir tahun. Mereka harus mengerti bahwa bila hasil audit
tidak memuaskan maka segala pencapaian pekerjaan pembelian menjadi
tidak maksimal, karena harus membagi waktu untuk bekerja melayani
kebutuhan kedepan dengan menyelesaikan masalah dibelakang.

Untuk itu jangan sepelekan pekerjaan administrasi sejak awal mulai
pekerjaan, berikan waktu secara profesional, agendakan untuk
mengecheck administrasi ini per semester ata per kwartal.

Tetap semangat,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Belajar dari kasus Suap KPK

Salam AT PAGI,

Saya teringat saat mengikuti pelatihan motivasi, dari pagi sampai makan malam, hanya ada satu salam yang diijinkan yaitu salamat pagi.

 

Tiap jam kita terupdate dengan kasus suap di jajaran pejabat tinggi negara kita. Memang sangat sulit dibuktikan, namun tidak mungkin tidak bisa diselesaikan.

Purchaser menerima sinyal untuk suap menyuap hampir setiap hari, setiap dia melakukan tender tiap kali itu pula telpon tidak berhenti berdering. Dari pengalaman, telpon dari supplier perserta tender dapat dikatagorikan dalam 3 kelompok besar,

1. Kelompok yang ingin membeli jiwa purchaser, target harus menang dengan cara apapun.

2. Kelompok yang hanya ingin mencari informasi atau sekedar bocoran, target tidak begitu kuat.

3. Kelompok yang hanya ingin mendapat informasi ada celah untuk sekedar ikut atau tidak.

 

Kelompok pertama jelas akan membahayakan kelangsungan karir kita di perusahaan itu, karena kita akan seperti kerbau yang bodoh. Biasanya janji mereka sangat menggiurkan, sulit untuk ditolak, sekali anggukan maka sebuah Inova sudah didepan rumah.

Terhadap kelompok yang lain purchaser masih ada wibawa, dia masih dihormati oleh suplier, mereka inilah sebenarnya para suplier yang harus kita ajak untuk berkolaborasi. Mereka inilah yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan cara cara yang benar dan bisa diterima.

 

Guru saya memberi petuah bahwa sebagai purchaser kita seperti bekerja dipabrik cat, tidak memegang cat secara langsung saja, badan kita sudah terciprat. Jadi kita mau memegang cat langsung atau tidak maupun senantiasa membersihkan diri dari cipratan atau tidak, itulah yang menentukan panjang pendeknya karir kita selanjutnya.

Tetap semangat,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Sukses negosiasi dan karakter yang dibutuhkan.

Dalam dunia pengadaan negosiasi merupakan hal penting, namun demikian
belum banyak dikuak modal apa yang harus dimiliki oleh seorang
purchaser.
Beberapa Senior Purchasing Executive sepakat untuk memberikan arahan
tentang karakter karakter penting untuk melakukan tindakan negosiasi.
Berikut adalah uraiannya :
1. Karakter Planning, dibutuhkan dalam rangka pencapaian hasil
negosiasi yang optimal menurut target yang telah dicanangkan.
2. Karakter Power exploitation, saat saat dimana suasana negosiasi
membutuhkan tindakan agresif.
3. Karakter Personal integrity, dalam hubungan sosial kebutuhan untuk
tetap jujur dan tegas adalah modal keberhasilan negosiasi.
4. Karakter Clear Thinking under stress, suasana negosiasi yang panas,
dengan tekanan tekanan yang berat, harus tetap bisa berpikir jernih.
5. Karakter Verbal clarity, bicara yang jelas saat mengkomunikasikan informasi.
6. Karakter Gain opponent respect, adakalanya meskipun tampil agresif,
menyerang, atau mengalah lawan negosiasi tetap menaruh hormat yang
tinggi.

Karakter lain yang mendukung keberhasilan negosiasi tentunya masih
banyak seperti kecerdasan umum, bekal ilmu pengetahuan, kesabaran dan
lain lain, namun ke enam hal diatas merupakan karakter rangking
teratas (The Negotiation Games - Chester l-Karras)

Purchasing Collaboration antara Pepsi dan Anheuser

Apakah langkah inovatif dari dua raksasa minuman segar ini akan diikuti oleh
perusahaan lain? Karena jelas dalam kolaborasi pengadaan ini target mereka
adalah menurunkan biaya pengadaan material, peralatan kantor, reparasi dan
operasional yang tentunya akan mempengaruhi pasar luas.

Kesepakatan tersebut memberikan kesempatan kepada kedua pihak untuk
mengadakan barang barang dan jasa secara lebih efisien dengan harga yang
sangat kompetitive, tentunya hal ini akan memberi kesempatan
terhadap pengembangan bisnis mereka disektor lainnya. Tim purchasing
gabungan ini terdiri dari expert purchaser dari kedua belah pihak yang fokus
bekerja dalam area pembelanjaan dan melakukan negosiasi harga mewakili kedua
pihak.

Kalau kolaborasi ini berhasil maka akan menjadi titik sejarah baru,
tantangan terbesar justru dari dalam kedua perusahaan, dimana masing masing
sudah mempunyai supplier sehingga harus di rekonsiliasikan. Betapa besar ego
terlibat disisi ini. Ada supplier yang berdasarkan spesifikasi khusus yang
mempengaruhi produk sehingga akan terkuak rahasia keduanya, namun sepertinya
mereka perusahaan yang sama sama agresive dan akan sanggup mengatasi
tantangan internal tersebut.

Review meeting dalam hubungan kontrak

Tetap semangat !!

Dalam sebuah hubungan kontrak dalam rantai pasokan, review meeting adalah hal yang sangat dibutuhkan.

Dalam meeting tersebut akan didapatkan sebuah gambaran perjalanan kontrak, apakah bisnis proses sudah berjalan sesuai kesepakatan dalam SOP [Standard Operation Procedure], apakah masing masing pihak sudah memberikan kewajiban dan juga menerima hak hak sesuai kesepakatan, juga apakah masing masing pihak merasa puas atau merasa ada yang perlu ditingkatkan aau bahkan dikurangi?

Sasaran yang lain adalah mengidentifikasi resiko dan opportunity  dan mengevaluasi inisiatif inisiatif perbaikan yang sedang berjalan, pencapaian operasional, target target kunci [key risk], dan pencapaian terhadap hal hal yang diputuskan untuk dilakukan dalam review sebelumnya.

 

Dalam review meeting kadang kadang menyentuh hal hal strategis sehingga harus melibatkan para executive, ahli ahli teknis masing masing pihak, dan pimpinan pimpinan kunci dari kedua belah pihak, yang bisa diadakan tahunan atau setengah tahunan.

 

Untuk review yang sifatnya operasional biasanya diadakan per kuartal, yang dihadiri oleh leader leader yang berhubungan langsung dalam operasional.

 

Memang review meeting ini bisa menjadi sebuah pertemuan yang tidak nyaman namun harus tetap dilakukan.

Pemadaman listrik ? Ada apa dengan service PLN ?

Selamat sore,

Pastilah semua dari kita dikawasan Jakarta dan sekitarnya merasakan jaman batu, dimana tidak ada penerangan, apalagi dinginnya AC atau kipas, ramainya PS anak anak, bahkan serunya acara TV. Ini terjadi karena kita mendapat giliran pemadaman listrik.

Tapi biarlah itu menjadi hal yang ditindaklanjuti oleh yang berkepentingan, saya hanya ingin mengambil topik kecil dari kejadian ini, yaitu betapa sibuknya bagian pengadaan di tubuh PLN sekarang ini, Betapa sibuknya bagian purchasing dengan para purchasernya mencari solusi untuk mereparasi gardu gardu yang rusak, jaringan jaringan yang buruk. Apalagi betapa sibuknya mereka dengan usaha mencari pengganti dari trafo trafo induk yang sudah mulai menua, yang bisa meledak sewaktu waktu ada beban yang membesar.

Nha, secara sistematis inilah kesibukan kesibukan para purchaser untuk menghadapi masa masa lonjakan permintaan kebutuhan:

1. Menata ulang hutang hutang masa lalu terhadap suplier suplier, sehingga akan diketahui berapa dana yang dibutuhkan.

2. Memastikan data kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang, rencana sumber dana, dan data data kerusakan yang tertunda atau dalam proses.

3. Mengelompokkan rencana para pemasok yang akan mendukung program program perbaikan tersebut.

4. Meyakinkan rantai pasokan dengan kontrak kontrak menurut karakter barang atau jasa yang dibutuhkan, yaitu dengan dasar terhadap resiko suplai di banding dengan impact/pengaruh terhadap pendapatan perusahaan.

 

Cukup sekian dulu, moga moga para profesional di PLN sigap dan tepat dalam menangani kesulitan pasokan listrik ini.

Supplier knowledge, penting bagi purchaser

Apakah pemasok kita memiliki kekuatan yang tangguh untuk terus exist dalam bisnisnya?
Seberapa kuat supplier kita dalam situasi ekonomi yang berat?
Seberapa cepat supplier kita memberikan dukungan terhadap fluktuasi permitaan?
Pengetahuan yang cukup terhadap tiap supplier adalah salah satu hal penting bagi perusahaan.
1. Dimanakah posisi kita dimata suplier, merupakan pembeli utamakah, atau sekedar pembeli biasa?
2. Apakah kita pencetak sales terbesar mereka?
3. Apakah organisasi supplier kita stabil, dengan laporan keuangan yang sehat?
4. Seberapa sehat hubungan supplier kita tersebut dengan para pemasok mereka?
Sederet pertanyaan yang penting dan harus diketahui jawabannya oleh purchaser.

Manajemen hubungan dengan supplier [SRM]

Tetap semangat !!

Membina hubungan dengan supplier adalah sebuah keharusan dalam situasi
ekonomi sekarang ini.Dalam tulisan sebelumnya, ibarat suami istri
itulah hubungan yang bisa digambarkan. Hubungan dengan suap menyuap
tidak berguna lagi.

Keberhasilan manajemen hubungan dengan dengan supplier akan terlihat
dari berkembangnya perusahaan dan suppliernya secara adil.
Bagaimana supaya berhasil dengan baik, berikut adalah tips dari SCDigest.
1, Membagi supplier kedalam beberapa segmen, umumnya berdasarkan spend
atau pembelanjaan, value opportunities atau kemungkinan berkembang,
dependency atau ketergantungan, risk & business impact atau resiko
terhadap produk kita, dan relationship complexity atau seberapa rumit
servicenya.

2. Mengatur hubungan secara tertulis, yaitu dengan standard operation
procedure atau standar operasi, role & responsibility dari masing
masing pihak.

3. Mengukur performance masing masing pihak dan dilakukan terbuka
secara berkala, selain mengukur angka angka pencapaian sales, juga
harus di ukur kualitas hubungan seperti kejujuran, niat baik, dan
menghormati tatacara bisnis.

Selamat bekerja,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Supplier dengan Purchaser, hubungan apakah ?

Fighters, mengamati hubungan antara pembeli dengan pemasok sekarang
ini sangatlah berbeda. Dahulu pernah hubungan ini seperti majikan dan
pembantu, pembeli adalah raja. Kering dan egois. Pembeli akan terus
mamaksa pemasok untuk melayani meskipun ada aliran dana yang tidak
sepadan dengan aliran service mereka.

Dalam situasi ekonomi yang mendunia seperti sekarang ini, maka
hubungan pembeli dan pemasok adalah seperti hubungan suami istri.
Masing masing pihak bergantung pada pelayanan pihak lain. Pihak
pembeli sangat mengharapkan aliran service dan barang yang lancar dari
pemasok, dan pemasok sangat mengharapkan aliran uang dari pembeli
secara profesional sebagai balasan dari pelayanan mereka.

Adakalanya pemasok tidak bisa melayani dengan baik, karena aliran uang
dari pembeli sekarang ini menjadi hal yang berat. Apakah tepat kalau
langsung ganti pemasok ? Tidak seperti itu.

Di waktu yang lain pembeli merasa sudah membayar semua tagihan, namun
pemasok tidak bisa melayani dengan baik karena memang stok barang
sedang tipis dipasaran. Apakah serta merta kita langsung ganti
pemasok?

Coba kita renungkan sama sama,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Menjadi negotiator yang handal ?

Salah satu hal yang paling sering kita lakukan dalam pekerjaan adalah bernegosiasi. Dan tentunya tidak dengan 'apa adanya' kita bernegosiasi jika ingin berhasil.

Ada beberapa tinjauan mengenai apa yang membuat seseorang menjadi negosiator ulung.

 

Karakter seorang executive menjadi referensi awal, mengingat mereka inilah pelaku negosiasi di tingkat tinggi. Yang membuat mereka berhasil adalah achievement oriented atau semangat untuk berhasil, decisive atau berpendirian kuat, intelligent atau cerdas, well organized atau rapi, imaginative atau mempunyai proyeksi kedepan, confident atau percaya diri, sensitive atau peka terhadap perubahan, dan tolerant of uncertainty atau mampu menghadapi ketidakpastian.

Karakter executive ini tidak banyak dari kita yang memiliki. 

 

Kemudian karakter seorang duta besar atau ambasador, yang bermain negosiasi pada level lebih tinggi, yaitu negosiasi antar negara. Keberhasilan mereka di pengaruhi oleh thruthfulness atau keberanian mengemukakan kebenaran, moral accuracy atau moral yang baik, calmness atau ketenangan, tolerance atau mampu bertoleransi, patience atau sabar, dignity atau menghargai diri sendiri dengan baik, dan loyalty atau kesetiaan pada negara. Bahkan ada yang menambahkan duta besar menguasai dengan sangat baik tentang discernment atau menilai sesuatu, prudence atau memberi perhatian, dan courage atau keberanian.

 

 
Tetap semangat,
Tosan
http://thepurchaser.blogspot.com

Rantai pasokan di tengah kesulitan ekonomi, dan keluar sebagai pemenang..

Tetap semangat !

Apakah ada strategi yang cocok untuk menghadapi iklim ekonomi yang berat sekarang ini ? Strategi jangka pendek ataupun jangka panjang apa yang sudah anda siapkan untuk bertahan dan terus berkembang ?

Dan Gilmore dari SCDigest.com memberkan arahan yang bagus.

 

Jadi dalam iklim ekonomi yang bururk dewasa ini, perusahaan harus tetap berpikir sama kuatnya untuk terus maju daripada memikirkan cara bertahan karena resesi ekonomi akan berlangsung cukup lama.

Banyak perusahaan yang hanya mengambil tindakan untuk mengurangi biaya dengan mengurangi produksi dimana hal in sangat tidak disukai dan tidak boleh berlangsung dalam waktu yang lama. Perusahaan harus berhati hati dalam menentukan pengurangan produksi, apakah yang harus dikurangi merupakan produk utama yang memberikan sales terbesar, ataukah produk dengan biaya produksi yang besar ? Produk apa yang akan mempengaruhi sales jangka panjang maupun jangka pendek.

 

Resesi inipun memungkinkan anda untuk mengambil tindakan radikal yang sudah lama anda rencanakan namun merasa kurang percaya diri, misalnya me-redesign proses operasi, proses rantai pasokan, merubah struktur organisasi, merubah cara komunikasi dan ukuran ukuran keberhasilan target ataupun cara mendistribusikan produk maupun value kepada pelanggan. Karena beberapa studi kasus menunjukkan peningkatan kompetensi perusahaan secara drastis terjadi saat terjadi resesi.

 

Jadi, pastikan anda tidak hanya melakukan tindakan bertahan, tetapi barengi dengan tindakan yang terus maju, dengan begitu anda akan merubah kompetensi dasar perusahaan anda untuk keluar sebagai pemenang dalam resesi ekonomi ini.

 

Selamat bekerja .

Membangun partnership yang lebih baik dengan pemasok.

Era sebelum masa sekarang, baik supplier dan perusahaan hanya peduli dengan urusan masing masing. Supplier hanya peduli sampai pengiriman mereka diterima, sementara pabrik hanya peduli pada apa yang masuk di pintu mereka. Walaupun mereka mengetahui bahwa banyak masalah dengan hal itu.

Ada kebutuhan untuk meningkatkan kerjasama yang lebih baik sehingga keuntungan lebih besar akan diperoleh oleh kedua pihak. Ketika kolaborasi menciptakan pengurangan biaya atau meningkatkan pendapatan, maka kedua pihak akan merasa gembira dan berbagi keuntungan.

Sudah lebih dari 3 sampai 5 tahun beberapa perusahaan dan suplier pemasoknya menunjuk seorang untuk posisi yang bertanggungjawab terhadap keseluruhan operasi pemasok dan perusahaan. Mereka bisa terlibat dalam proses yang terjadi di sisi produksi supplier, sekaligus mewakili perusahaan. Posisi ini tidak ada dimasa lalu. Posisi sebagai leader yang melihat dan melakukan pendekatan mulai dari perencanaan awal sampai dengan produksi akhir.
Hal ini akan tetap berlangsung dalam 5 tahun kedepan.

Apa yang membuat rantai pasokan menjadi sulit?

Tetap semangat !!
Jawabannya akan cukup banyak. Namun demikian beberapa hal penting
adalah sebagai berikut:
1. Strategi rantai pasokan tidak bisa berdiri sendiri, melainkan
dipengaruhi oleh rantai rantai lain dalam perusahaan. Rangkaian
development adalah salah satunya, dimana dengan adanya target yang
berubah menyesuaikan pasar maka rantai pasokan juga harus menyesuaikan
demi keuntungan perusahaan dengan target barunya.
2. Rantai pasokan harus mampu beroperasi dengan biaya yang rendah,
dengan memberikan potensi service level yang terjaga. Kita ketahui
dari item pertama diatas, dengan perubahan target pasar, maka biaya
operasi juga harus tetap rendah, disini kemudian dikenal dengan global
optimization, yaitu mempergunakan setiap proses secara optimal.
3. Ketidakpastian dalam ekonomi, resiko dalam setiap proses. Lebih
tegas lagi adalah dalam memproyeksikan kebutuhan dan permintaan pasar
tidak mudah di kira kira.

Jadi, purchaser adalah bagian penting dari sebuah rantai pasokan,
untuk itu harus disiapkan beriringan dengan perkembangan perusahaan.
Selamat bekerja.